50+ рекомендаций по эффективным совещаниям

Хорошие совещания экономят рабочее время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя, как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании.

Совещания снимают информационное неравенство, способствуют консолидации персонала при выработке управленческих решений и в настоящее время продолжают быть неотъемлемой составляющей корпоративной культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты, телефонов и различных телеконференций.

Плохо подготовленные, неэффективные совещания, кроме бессмысленных потерь времени и нервов участников, еще и снижают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в целом.

Совещания – принципиально незаменимый институт управления организационными структурами и повышение эффективности совещаний – постоянная задача, стоящая перед менеджментом компаний.

Предлагаемые ниже более 50 практических рекомендаций (дайджест) предназначены для руководителей компаний, их заместителей, секретарей и помощников, руководителей подразделений, проектов, рабочих групп, других сотрудников, которые, по роду своих обязанностей, регулярно проводят или участвуют в совещаниях.

Рекомендации составлены на основе авторской структуризации этапов совещаний и соответствующих публикаций по тематике повышения эффективности совещаний.

Привязка рекомендаций проведена к следующим этапам совещаний:

Титул 50 рекомендацийЭтап №1 – организация совещаний – определение участников, формирование план – графика совещаний, выбор тематики и разработка регламента совещаний;

Этап №2 – подготовка совещаний – рассылка уведомлений и материалов к совещанию, уточнение повестки дня и участников, проверка помещений и т.д.;

Этап №3 – проведение совещаний  – обсуждение повестки дня, выработка решений, выдача поручений, подготовка проекта протокола совещания;

Этап №4 – завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, согласование, утверждение и рассылка протокола;

Этап №5 – контроль решений совещаний   – мониторинг поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка следующего совещания;

Этап №6 – анализ совещаний – анализ истории вопросов,  получение статистики затрат времени и трудозатрат, оценка качества и совершенствование совещаний.

 

Полный текст рекомендаций приводится в составе инфопродукта Эффективные совещания.

Используйте этот материал как справочник на ваших совещаниях!