Электронная книга Сага о служебных совещаниях
Основной целью данной книги является привлечение внимания менеджмента к совершенствованию совещаний как важного способа повышения эффективности управления компанией в целом. При этом надо исходить из того факта, что совещания являются незаменимым, хотя и не простым, и не всегда эффективным инструментом повседневной деятельности руководителей на различных уровнях организационной иерархии.
На совещаниях, на глазах собравшихся, хорошо видны примеры высокоорганизованной, командной работы, так и сбои, ошибки и недостатки, ведущие к потерям времени и пессимизму участников. Все хотят улучшений в этой сфере, но эффективность совещаний не обеспечивается сама собой. Без систематических усилий по подготовке и проведению совещаний, по контролю исполнения решений, они могут быстро превратиться в бессмысленные, ритуальные мероприятия, сопровождаемые пустой тратой времени и нервов участников.
При этом современные «прозаседавшиеся» зачастую и не задумываются над ситуацией, считая совещания неизбежным злом, исходящим от руководства. Повторяющиеся плохо организованные совещания являются не только источником значительных потерь оплачиваемого рабочего времени участников, но и зримым примером недостаточной корпоративной культуры, явным фактором дискредитации руководства, а иногда и действенным методом дезорганизации управления компанией. Каков же выход? Меньше заседать? Вовсе отказаться от совещаний? Правильный ответ – устранять потери и повышать эффективность совещаний.
В значительной степени эффективность совещаний можно поднять путем устранения типовых ошибок, возникающих на различных этапах подготовки и проведения совещаний, с помощью регламентов и отработанных методик проведения совещаний, поддержанных современными информационными системами. Этим вопросам и посвящена данная книга.
Книга содержит 7 глав с приложениями.
В главе 1 из различных видов совещаний выделяются служебные совещания, которые с точки зрения целей и тематики рассматриваемых вопросов, разделяются на информационные (инструктивные), оперативные (диспетчерские) и проблемные (ситуационные). Приводятся сведения о современных технологиях проведения виртуальных совещаний, при которых участники остаются на своих рабочих местах и не затрачивают время и средства на переезды и общие сборы. Дается обзор типовых недостатков, ошибок и проблем организации и проведения совещаний, которые ведут к потерям рабочего времени и снижению результативности этих управленческих мероприятий.
В главе 2 служебные совещания рассматриваются как важный институт управления компанией. На основании функциональной структуры типового предприятия уточняется роль и место совещаний в управлении компанией. Приводится структура и описание основных бизнес – процессов совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль исполнения поручений, анализ базы данных совещаний). Рассматриваются подходы к совершенствованию совещаний, дается обоснование источников вопросов для повестки дня совещаний, устанавливается взаимная связь процессов совещаний с процессами планирования работ, обосновывается место служебных совещаний в итеративно – циклических процессах управления компанией.
Оглавление книги
- Глава 1. О служебных совещаниях.
1.1. Вводные замечания.
1.2. Признаки служебных совещаний.
1.3. Разновидности служебных совещаний.
1.4. Как принимаются решения на совещаниях?
1.5. Почему существует негативное отношение к совещаниям?
1.6. Причины низкой эффективности совещаний.
1.7. Как накапливаются ошибки совещаний.
1.8. Недостатков у совещаний много, а есть ли достоинства?
1.9. Можно ли управлять компанией, не проводя совещаний.
1.10. Требования к эффективности служебных совещаний. 19
1.11. Кто заинтересован в повышении эффективности совещаний.
1.12. Пути повышения эффективности совещаний.
- Глава 2. Совещания как институт управления компанией.
2.1. О служебных совещаниях в управленческой деятельности.
2.2. Что понимается под контуром управления предприятием?
2.3. О месте совещаний в схеме управления предприятием.
2.4. Совещания при разрешении кризисных ситуаций.
2.5. Участники служебных совещаний и их роли.
2.6. Есть ли общее в повестках дня совещаний, проводимых на различных предприятиях?
2.7. Источники тематических направлений и вопросов повестки дня совещаний.
2.7.1. Постановка целей и планирование работ.
2.7.2. Организация и контроль исполнения планов.
2.7.3. Продвижение продуктов и услуг компании.
2.7.4. Обслуживание клиентов компании.
2.7.5. Юридическое обеспечение деятельности.
2.7.6. Управление основными ресурсами компании.
2.7.7. Распределение обязанностей между сотрудниками.
2.7.8. Координация работы внутри компании.
2.7.9. Коммуникации между сотрудниками.
2.7.10. Разрешение критических ситуаций и сложных проблем.
2.7.11. Взаимодействие компании с внешним окружением.
2.7.12. Анализ достижения целей компании.
2.7.13. Оценка хода выполнения решений и поручений.
2.7.14. Обеспечение единого источника «правды» о положении дел.
2.7.15. Совершенствование бизнес – процессов в компании.
2.7.16. Вопросы безопасности и охраны труда.
2.7.17. Обмен опытом, обучение и использование знаний.
2.7.18. Вопросы управления и мотивации персонала.
2.7.19. Управление офисом и инфраструктурой.
2.8. Как связаны вопросы совещаний с планами работ компании?
2.9. При хорошем планировании в совещаниях нет необходимости, так ли это?
2.10. Как часто следует проводить совещания?
2.11. Еще о связи между плановыми и совещательными процессами.
2.12. Совещания в циклах управленческой деятельности.
- Глава 3. Служебные совещания: шаг за шагом.
3.1. Основные этапы совещаний.
3.1.1. Этапы и бизнес – процессы совещания.
3.1.2. О подходе к автоматизации совещаний.
3.1.3. Совещания с точки зрения «бережливого производства».
3.1.4. Роль обратных связей в управлении совещаниями.
3.1.5. Контрольные вопросы в управлении совещаниями.
3.1.6. О системе автоматизации управления совещаниями «АМ-УСП».
3.2. Организация совещаний.
3.2.1. Назначение этапа организации совещаний.
3.2.2. Что необходимо учитывать при организации совещаний?
3.2.3. Формат повестки дня совещаний.
3.2.4. Что делать, если приходится участвовать в нескольких совещаниях подряд?
3.2.5. Смысл планирования совещаний.
3.2.6. Когда создается регламент совещаний?
3.2.7. Как этап организации совещаний поддерживается в системе «АМ-УСП»?
3.3. Подготовка совещаний.
3.3.1. О назначение этапа подготовки совещания.
3.3.2. Мероприятия по подготовке совещания.
3.3.3. При каких условиях лучше отменить или перенести совещание?
В главе 3 рассматриваются особенности реализации основных этапов, бизнес – процессов совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль исполнения поручений, анализ базы данных совещаний). Дается обзор типовых ошибок и проблем каждого этапа, список контрольных вопросов, позволяющих проверять качество выполнения этапов, приводятся рекомендации руководителю и другим участникам совещаний, а также описывается порядок исполнения и автоматизация этих процессов с помощью системы автоматизации управления совещаниями и поручениями «АМ-УСП».
В главе 4 рассматриваются вопросы применения системы автоматизации управления совещаниями с учетом условий различных предприятий, анализируются варианты развертывания системы в зависимости от величины предприятия – заказчика, отмечаются возможности системы по работе в режиме «тонкого клиента». Обсуждаются варианты сопряжения с системами электронного документооборота, а также совместное применение программы с системами видеоконференцсвязи, для обслуживания совещаний со смежниками и т.д.
В главе 5 содержится обзор тематики регламентации совещаний, что позволяет снять многие организационные вопросы, ведущие к снижению эффективности совещаний. Приводятся рекомендации по разработке регламента управления совещаниями, который должен создаваться как составная часть системы менеджмента качества предприятия. Рекомендуется включать в должностные обязанности сотрудников требования, вытекающие из основных бизнес – процессов управления совещаниями. Показывается необходимость связи требований регламента с функциями системы автоматизации управления совещаниями.
В главе 6 основное внимание отводится вопросам проведения тренингов для участников совещаний. Тренинги, учебные занятия, ориентированные на практическое усвоение лучших практик совещаний, являются действенным методом повышения эффективности совещаний. Дается описание тренингов, которые разработаны и проводятся в условиях применения программных средств автоматизации управления совещаниями и регламентов управления совещаниями.
В главе 7 показано, что вопросы автоматизации управления совещаниями и поручениями, наряду с разработкой регламентов и проведением тренингов в комплексе обеспечивают существенное повышение эффективности и результативности совещаний на различных уровнях иерархии менеджмента предприятий и компаний различных отраслей и сфер деятельности.
3.3.4. Правда ли, что вынести вопрос на совещание – это способ затянуть решение?
3.3.5. Рекомендации по подготовке совещания.
3.3.6. Какие функции подготовки совещаний автоматизированы в «АМ-УСП»?
3.4. Проведение совещаний.
3.4.1. С чего начинается и чем заканчивается этот этап?
3.4.2. В чем заключается, чем и кем определяется успех совещания?
3.4.3. Что понимается под корпоративной культурой?
3.4.4. Памятка участнику совещаний.
3.4.5. Двенадцать заповедей руководителя при проведении совещаний.
3.4.6. Какие «параметры» следует контролировать при проведении совещания?
3.4.7. Что требуется на совещании от рядового участника?
3.4.8. Особые мнения на служебных совещаниях.
3.4.9. Случаются ли на совещаниях манипуляции?
3.4.10. Рекомендации по проведению совещаний.
3.4.11. Как поддерживается этап проведения совещаний в системе «АМ-УСП»?
3.5. Завершение совещаний.
3.5.1. Почему выделяется этап завершения совещания?
3.5.2. А если решения принимаются по ходу совещания, этап завершения не нужен?
3.5.3. О преимуществах выпуска протокола в рамках времени совещания.
3.5.4. Рекомендации на этапе завершения совещания.
3.5.5. Какие функции завершения совещаний поддерживаются в «АМ-УСП»?
3.6. Контроль решений совещания.
3.6.1. Что дает контроль совещаний?
3.6.2. Кто заинтересован в контроле решений совещаний?
3.6.3. О способах контроля решений совещаний.
3.6.4. Различия между вопросами и поручениями совещания.
3.6.5. Что понимается под исполнительской дисциплиной?
3.6.6. Как контроль влияет на исполнение?
3.6.7. Не слишком ли велик вес контроля?
3.6.8. Рекомендации по контролю решений совещания.
3.6.9. Какие функции контроля совещаний автоматизированы в системе «АМ-УСП»?
3.7. Анализ совещаний.
3.7.1. Смысл выделения этапа анализа совещаний.
3.7.2. Как можно использовать БД совещаний?
3.7.3. Что понимается под историей вопросов совещаний?
3.7.4. Для чего нужна статистика совещаний?
3.7.5. Об учете предложений по совершенствованию совещаний.
3.7.6. БД совещаний для управления знаниями компании.
3.7.7. Какие функции анализа совещаний поддерживаются в системе «АМ-УСП»?
- Глава 4. Применение системы автоматизации совещаний.
4.1. На какой круг пользователей рассчитана программа «АМ-УСП»?
4.2. Каков порядок развертывания системы «АМ-УСП»?
4.3. Масштаб применения программы «АМ-УСП»
4.4. Управление совокупностью совещаний в компании.
4.5. Можно ли использовать «АМ-УСП» с системами видеоконференцсвязи?
4.6. Как поддерживает система «АМ-УСП» совещания с участием смежников?
4.7. Для чего используются в системе «АМ-УСП» списки контрольных вопросов?
4.8. Единое информационное пространство для служебных совещаний.
4.9. Взаимодействие «АМ-УСП» с другими системами.
4.10. Можно ли программу «АМ-УСП» использовать в режиме «тонкого» клиента?
- Глава 5. Регламенты управления совещаниями.
5.1. О регламенте управления совещаниями.
5.2. Регламент совещаний как документ СМК.
5.3. Насколько глубоко и детально должен разрабатываться регламент?
5.4. Как обеспечить исполнение требований регламента?
5.5. Как «встроить» совещания в контур управления предприятием.
5.6. Организация работ по регламентации совещаний.
5.7. Насколько система «АМ-УСП» поддерживает требования регламента?
5.8. Эффективные совещания при отсутствии системы автоматизации.
- Глава 6. Тренинги по эффективным совещаниям.
6.1. Кому рекомендуются тренинги.
6.2. Основные цели и задачи тренинга.
6.3. Когда лучше проводить тренинги.
6.4. Рассматриваются ли на тренинге вопросы регламентации совещаний?
6.5. Какие бизнес – кейсы входят в состав тренинга?
6.6. Как контролируется подготовка слушателей?
6.7. Какие знания получат слушатели курсов?
6.8. А что практически будут уметь слушатели?
6.9. Можно ли адаптировать тренинг для конкретного предприятия?
- Глава 7. Совершенствование служебных совещаний.
7.1. Слагаемые эффективности совещаний.
7.2. Об эффективности и результативности совещаний.
7.3. Каков период окупаемости программы «АМ-УСП»?
7.4. Количественная оценка служебных совещаний.
7.5. От совершенствования совещаний к совершенствованию управления компанией.
Заключение.
Использованная литература.