Люди не планируют неудачи,
они просто неудачно планируют
Форматы планов работ: слушали – постановили
Как планировать и какие форматы планов наиболее подходят для предприятия – этим вопросом задавался хотя бы один раз любой руководитель, поскольку все обсуждения вопросов планирования рано или поздно должны выходить на конкретные формы и структуры планов работ на данном уровне управления.
Появление плановых записей и формулировок с указанием работ, исполнителей, сроков и результатов обычно существенно снижает непроизводительную околоплановую активность сотрудников и привлекает их к обсуждению содержательной стороны планирования.
На этом этапе в очередной раз могут возникать, порой не лишенные смысла, как положительные, так и отрицательные оценки в отношении планов и процессов планирования, пример чего приводится в таблице ниже.
Поэтому, приступая к планированию, прежде всего, в числе прочих задач, необходимо определиться в форматах и структуре документов для ведения планов.
Исторически, наверное, самым известным вариантом представления планов работ является формат «слушали – постановили», представляющий собой протокольную запись конкретных поручений по исполнению тех или иных работ в установленные сроки, с возложением ответственности на соответствующих должностных лиц.
В подобных протокольных записях фиксируют управленческие решения коллегиальных органов управления, например, служебных совещаний. По структуре протоколы обычно содержат разделы, соответствующие пунктам повестки дня и включающие позиции внутри разделов.
В части СЛУШАЛИ указывают фамилию выступающего и тему его сообщения. Подраздел ВЫСТУПИЛИ содержит фамилии выступивших по данному вопросу, а также вопросы, заданные докладчику. В пункте ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) фиксируется принятое по данному вопросу решение, обычно с указанием ответственных исполнителей, формулировок поручений, результатов и сроков исполнения решений.
Такой порядок составления планов направлен больше на контрольную деятельность, на проверку исполнения, на рассмотрение мгновенного текущего состояния управленческой деятельности и подходит в большей степени верхним уровням управленческих структур, чем для повседневной работы основных производственных единиц, подразделений и предприятий.
Указанный формат затруднительно использовать для формирования динамичной структуры планов с разветвленной иерархией и соподчиненностью работ и исполнителей.