Совещания являются важным методом управления бизнесом, однако их результативность не обеспечивается сама собой. Без систематических  усилий со стороны руководителей и участников по организации и проведению совещаний, исполнению принятых решений и других подобных мер, совещания могут быстро превратиться в бессмысленные мероприятия, сопровождаемые пустой тратой времени и нервов участников. При этом современные  «прозаседавшиеся» зачастую и не задумываются над ситуацией, считая совещания неизбежным злом, исходящим от руководства.

В значительной степени эффективность совещаний и выдаваемых на них поручений можно поднять с помощью современных компьютерных средств. В документе приводится краткое описание применения системы «АМ-Управление совещаниями и поручениями» (АМ-УСП), которая обеспечивает повышение результативности совещаний, проводимых на предприятиях, в организациях, компаниях.

Программа «АМ-УСП» поможет снять с менеджмента большинство рутинных функций, систематизировать процессы и информацию, сделать более прозрачным ход совещаний, содействовать четкому решению поставленных  вопросов и исполнению поручений в интересах достижения целей и реализации планов компании, быстрее выявлять и устранять проблемы, снижающие эффективность совещаний.

Возможности программы по поддержке бизнес-процессов включают ряд общесистемных функций управления, а также функции автоматизации по отдельным этапам совещаний (организации, подготовки, проведения, завершения, контроля и анализа).

Важно иметь ввиду, что влияние автоматизации на повышение эффективности совещаний может быть в полной мере обеспечено при условии следования рекомендациям Пошаговой схемы совершенствования совещаний.

Функциональность программы «АМ-УСП» обеспечивает:

• Автоматизацию всех этапов и процессов организации, подготовки, проведения, завершения, контроля и анализа совещаний;

• Автоматическое формирование и гибкое управление повесткой дня структурированной по темам, каждая из которых содержит один или нескольких вопросов с поручениями или без таковых;

• Автоматическое формирование протокола, согласование, распечатку и раздачу участникам (рассылку) протокола в рамках времени текущего совещания;

• Автоматическую очистку повестки дня и протоколов следующего заседания путем исключения закрытых на предыдущем заседании вопросов и поручений;

• Связь с системой планирования и поддержку единого графика – расписания служебных совещаний, проводимых на различных уровнях управления компании;

• Хронометраж времени совещаний, затрачиваемого по отдельным темам повестки дня и выдачу соответствующих отчетов по фактическому распределению времени совещаний за период;

• Автоматическую постановку на контроль исполнения вопросов и поручений совещания и систему напоминаний о сроках исполнения;

• Контекстный поиск протоколов, тем, вопросов, поручений и материалов в базе данных совещаний;

• Автоматический расчет исполнительской дисциплины для отдельных участников совещаний, так и для совещаний в целом, как института управления компанией;

• Автоматический расчет статистических характеристик совещания, включая трудозатраты участников, «цену» совещаний, количество рассмотренных, закрытых и отрытых вопросов и поручений и т.д.

В составе инфопродукта Эффективные совещания система АМ-УСП (программа и Руководство пользователя) поставляется бесплатно.