Здесь вы можете получить информацию по основным типовым ошибкам, недостаткам, “узким местам” и потерям, сгруппированным по этапам служебных совещаний.
1. Ошибки организации совещаний
№пп | Ошибки, недостатки, потери, «узкие места» совещаний | Меры по устранению или предупреждению недостатков | Примечания |
---|---|---|---|
1 | Совещания заранее не планируются, даты назначаются произвольно, участники несвоевременно оповещаются | Планировать совещания на период от 3-х месяцев до года и оповещать участников | |
2 | Состав участников определяется «по случаю», участники не знают, пригласят ли их на очередное заседание | Определить «ядро» постоянных участников и приглашать остальных на конкретные вопросы | |
3 | Отсутствие понятного участникам порядка при формировании повестки дня совещаний | Разработать регламент либо «памятку» по проведению совещаний, где отразить вопросы повестки дня | |
4 | Повестка дня не привязана к стратегическим целям, планам и актуальным проблемам организации | Проводить совещания с привязкой повестки дня к основным проектам, контрактам и планам предприятия | |
5 | Выбранное помещение не приспособлено к совещаниям, плохая акустика, нет или не работают технические средства (проектор, микрофон, доска и т.д.) | Улучшить условия в помещении для совещаний, обеспечить оснащение необходимыми техническими средствами | |
6 | Заранее не определены роли участников, руководителя и секретаря совещаний | Определить роли участников в регламенте или памятке | |
7 | Не сформулированы основные цели совещаний и не заданы их виды (информационные, диспетчерские, проблемные) | Сформулировать цели и виды совещаний в регламенте или памятке | |
8 | Не задан порядок приглашения на совещания. Приглашают всех, исходя из должности, чтобы никого не обидеть, либо на каждом совещании заново набирают участников | Определить ядро постоянных членов совещания и приглашаемых в регламенте или памятке | |
9 | Не согласованы и не зафиксированы формат и структура повестки дня совещаний, форматы принимаются в процессе совещаний | Установить формат повестки дня совещаний в регламенте или памятке | |
10 | Не подготовлен план или сетка проведения совещаний на определенный период времени | Подготовить план – график совещаний и включить его (желательно) как раздел в единый план работы компании | |
11 | Не разработан регламент или памятка по проведению совещаний | Это причина многих проблем. Разработать, согласовать и утвердить регламент или памятку по проведению совещаний | |
12 | Возникают накладки, когда приходится проводить несколько совещаний одновременно | Разработать и согласовать опорный график совещаний, стремиться уложить все совещания в этот график | |
13 | Не разработаны рекомендации на продолжительность докладов и выступлений в прениях | Включить рекомендации по продолжительности докладов и выступлений в прениях в регламент (памятку), с учетом общего времени типовых совещаний | |
14 | Участники совещаний не учились основным принципам проведения совещаниям, не прошли тренинг | Организовать и провести тренинг по эффективным совещаниям с учетом особенностей компании | |
15 | Случаи экстренной необходимости совещания, срочное проведение совещаний | Не перекраивать сетку, а включать или совмещать в ней экстренные совещания, можно через включение в повестку дня новых вопросов , рассматривая их как внеочередные | |
16 | Соблазн переноса совещаний из-за неготовности докладчиков | Лучше не рассматривать вопросы, по которым нет должной готовности, чем отменять совещание по этой причине, или вследствие отсутствия докладчика или даже руководителя (совещание проведет его заместитель) | |
17 | Приходится отрывать сотрудников от работ для срочной подготовки начальника к совещаниям | Планировать совещания и доводить эти планы до участников и до сотрудников для заблаговременной подготовки вопросов | |
2. Ошибки подготовки совещаний
№пп | Ошибки, недостатки, потери, «узкие места» совещаний | Меры по устранению или предупреждению недостатков | Примечания |
---|---|---|---|
1 | Повестка дня определяется (в т.ч., путем импровизации) на месте руководителем совещания | Заблаговременно подготовить и разослать участникам повестку дня совещания | |
2 | Цели совещания не определены или непонятны участникам, неясно, зачем собираться | Уточнить цели конкретного совещания, установить цели совещаний при подготовке регламента или памятки совещаний | |
3 | Повестка дня, отчеты и материалы совещаний отсутствуют или поздно рассылаются участникам | Заблаговременно проверить наличие материалов и их рассылку | |
4 | Перегруженная повестка дня, содержит больше пунктов, чем можно обсудить в заданное время | Сократить повестку дня, при необходимости, провести дополнительное совещание | |
5 | Слишком короткая повестка, содержит мало пунктов для приглашенных участников, для этих вопросов нет необходимости приглашать полный состав участников | Определить ядро постоянных участников совещания и приглашаемых по конкретным вопросам | |
6 | Подготовленность докладчиков и наличие материалов совещания не проверяется | Заблаговременно проверить наличие материалов и готовность докладчиков, вести мониторинг исполнительской дисциплины | |
7 | Не практикуются письменные отчеты по вопросам и поручениям совещания, из-за якобы больших трудозатрат | Письменные (очень краткие) отчеты позволят отойти от зачастую бесплодного разговорного жанра, занимающего почти 100% времени на иных совещаниях и заняться конкретным анализом документов | |
8 | Помещение не заказано или не приспособлено к совещаниям, недостаточно стульев, слабое освещение, плохая акустика, и т.д. | Заблаговременно проверить и обеспечить готовность помещения | |
9 | В помещении отсутствуют или не работают технические средства обеспечения совещаний (проектор, экран, компьютер, микрофон и т.д.) | Заблаговременно проверить и обеспечить готовность технических средств в помещении | |
10 | Для участников совещания не приготовили воды, стаканчики для питья, ручки, бумагу и т.д. | Заблаговременно проверить и обеспечить готовность воды, ручек, бумаги и т.д. Затраты небольшие, а польза большая. | |
11 | Внешние участники не предупреждены заранее, порядок прохода в организацию неизвестен, пропуска не заказаны и т.д. | Заблаговременно проверить состояние с пропусками и встречающими | |
12 | В одной повестке дня замешиваются стратегические и проблемные вопросы, требующие хорошей подготовки и обсуждения, вместе с проходными, рабочими пунктами, что снижает концентрацию участников | Следует разделить зоны рассмотрения вопросов по уровням иерархии управления компании, а также стремиться разделить по разным совещаниям проблемные вопросы от текущих | |
13 | Руководитель не проверил готовность и не переговорил с ключевыми докладчиками до совещания | Переговорить с ключевыми докладчиками, снизить возможность появления «неожиданностей» в обсуждении вопросов и принятии решений | |
14 | Повестка дня не привязана к планам и актуальным проблемам организации | Формировать повестку дня исходя из планов компании и важных текущих вопросов | |
15 | Повестка дня не структурирована по важности вопросов или по их длительности или по другим признакам | Структурировать типовую повестку дня на этапе организации совещаний с уточнениями при подготовке | |
16 | На совещание приглашается слишком мало (много) участников | Определить ядро постоянных участников совещания и круг приглашаемых по конкретным вопросам | |
17 | Не заданы ограничения на общую продолжительность совещания и на время выступления с докладами и прениями | Задать в регламенте (памятке), напомнить об этом перед совещанием, четко соблюдать по ходу | |
18 | Иногда считают, что включить вопрос в повестку дня совещаний – значит затянуть важное решение. Они предпочитают действовать в обход совещания для решения «своих» вопросов | Не следует действовать в обход совещания ради некоторой экономии времени, надо соблюдать порядок формирования повестки дня совещаний | |
19 | Назначенное совещание вдруг отменяется без объяснения причин | Выдерживать план-график совещаний, всегда пояснять основания для отмены совещания и принести извинения участникам |
3. Ошибки проведения совещаний
№пп | Ошибки, недостатки, потери, «узкие места» совещаний | Меры по устранению или предупреждению недостатков | |
---|---|---|---|
1 | Неявки и опоздания участников совещаний | Не прощать и жестко административно реагировать на такие проявления недисциплинированности и неуважения | |