Согласование протокола совещаний
Даже успешно проведенное совещание иногда заканчивается длительной и нудной процедурой согласования протокола, во время которой теряется достигнутое с трудом согласие участников, особенно ответственных за исполнение тех или иных позиций. Напомним, что правильно организованный процесс совещаний включает следующие этапы:
1. Этап №1 — организация совещаний — определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний
2. Этап №2 – подготовка совещаний — рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.
3. Этап №3 — проведение совещаний — обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня
4. Этап №4 — завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола
5. Этап №5 — контроль исполнения решений совещаний — мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания
6. Этап №6 — анализ материалов совещаний — анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний
Завершение совещаний, как тот конец, что делу венец, включает согласование и утверждение протокола, и весьма желательно, что сделать это следует сразу же, по завершении того же совещания. Что на практике, по данным опроса на сайте “Эффективные совещания”, происходит достаточно редко, судя по данным опроса:
Когда Вы обычно получаете протоколы проведенных совещаний?
- В течение недели (34%, 41 Голосов)
- Не получаю совсем (23%, 27 Голосов)
- На следующий день (18%, 22 Голосов)
- В конце того же дня (13%, 16 Голосов)
- Сразу, по завершении совещания (12%, 14 Голосов)
- Получаю на следующем совещании (9%, 11 Голосов)