Планирование в малом бизнесе

«Планирование – это проектирование желаемого будущего и эффективных путей его достижения. Это оружие мудрых, но не одних только их. И в руках мелких людей оно часто превращается в бесполезный ритуал, который порождает кратковременную успокоенность, а не творит будущее, к которому стремятся»

(Р. Акофф).

 

Сказанное очень давно и сегодня звучит злободневно. Зачастую процесс работы с планами напоминает ритуальные мероприятия, которые нужно выполнять, потому, что так принято, и с трудом составленный план благополучно умирает в канцелярской папке секретаря.
Руководитель поначалу стремится поставить дело на плановые рельсы, сделать планы опорой в своей повседневной деятельности, но это не всегда получается, и, промучившись год — второй, сам начальник становится большим скептиком по отношению к планированию. Тем более, что контрольные показатели в той или иной форме задаются. Но вот однажды вы решили изменить ситуацию…
Для этого, в первую очередь, вам нужен план, технология планирования, механизм, обеспечивающий непосредственное руководство к действию, в формировании и исполнении которого принимают участие все заинтересованные лица, документ, прямо доводящий задачу до каждого сотрудника, удобный  инструмент для всей иерархии менеджмента компании.
В нем бизнес – процессы планирования, управления и контроля работ должны иметь оперативный механизм обратной связи с постоянным отслеживанием показателей типа «план» – «факт», «запланировано» – «достигнуто», «сказано» – «сделано» на любом временном интервале.
Малый бизнес обычно не располагает отдельным штатом плановиков, корпоративными информационными системами, не может позволить отдельных сотрудников, выделенных только для планирования. Сам процесс работы с планами иногда напоминает ритуальные танцы, мероприятия, которые нужно выполнять, потому, что так принято, а с трудом составленный план благополучно умирает в канцелярской папке секретаря. Руководитель поначалу стремится поставить дело на плановые рельсы, но это не всегда получается, и промучившись год — второй, сам начальник становится большим скептиком по отношению к планированию.
Такое положение касается не только компаний малого и среднего бизнеса, но и подразделений, рабочих групп проектов и особенно кажется странным при наличии компьютеров на столах практически всех сотрудников. Почему они не ведут планы, а если и ведут – то для формы, для «галочки» или требований менеджмента качества по ИСО 9001.
Поэтому следует сначала обсудить практически способы автоматизированного планирования контроля в целях повышения эффективности управления в среднем и малом бизнесе, на предприятиях, в подразделения, на проектах, в рабочих группах и т.д., для чего ясно ответить на вопросы следующего характера.
Вот как может выглядеть типовая картина планирования на предприятии, в подразделении, на проекте.
Вы – руководитель МП (30-50-70…) сотрудников
  • У вас нет отдела планирования и возможностей его создать,…
  • Процессы планирования фактически не регламентированы,…
  • В компании нет специализированной компьютерной системы планирования
  • Планы в основном составляются из плановых разделов договоров, без взаимной увязки и согласования
  • Контроль исполнения работ проводится, как правило, по завершении календарных сроков, помесячно или ежеквартально
  • Планы составляются по случаю, когда без них уже никак,…
  • Сотрудники и так знают (должны знать), что, кому, когда и как делать,…
Вы – руководитель подразделения (5-10-20… ) сотрудников
  • Сверху спускается план или контрольные цифры для подразделения,…
  • Вы сами планируете и контролируете сотрудников подразделения,…
  • Процессы планирования фактически не регламентированы,…
  • Для планирования используется текстовый редактор или электронная таблица,…
  • Планы составляются по случаю, когда без них уже никак,…
  • Сотрудники и так знают (должны знать), что, кому, когда и как делать,…
Вы – руководитель проекта с рабочей группой (3-7-10… ) сотрудников
  • Сверху спускается план с контрольными цифрами, обычно в форме договора с Заказчиком…
  • Вы сами планируете и контролируете команду проекта, сотрудников различных подразделений, что осложняет дело…
  • Процессы планирования фактически не регламентированы,…
  • Для планирования используется текстовый редактор или электронная таблица,…
  • Сотрудники и так знают (должны знать), что, кому, когда и как делать,…
Если подобное положение тел характерно для вашей компании, значит необходимо критически оценить ситуацию с планированием и контролем работ. Поскольку данная картина показывает, что, с одной стороны, планирование на предприятии вроде бы существует, но с другой стороны, очевидно, что эффективность процессов  планирования и связанных с этим задачами координации и контроля работ весьма невысока.
Следствием подобной ситуации является то, что фрагментарное использование отдельных плановых функций скрывает реальное положение – фактическое отсутствие в менеджменте компании  такой дисциплины, как планирование, и соответственно – не ставит задачу совершенствования планирования в число актуальных и приоритетных проблем компании. Тем самым, снижается эффективность работы руководителя и эффективность компании в целом.
в 17.02.2015   /   Планирование и контроль, Повседневная деятельность  
Метки:, , ,