Зачем повышать эффективность совещаний?

По материалам некоторых исследований, в течение года топ-менеджеры затрачивают на совещания до 50% рабочего времени, руководители среднего уровня – примерно 30% (включая время на подготовку и для исполнения решений). Потери компании от одного неэффективного совещания могут достигать нескольких сотен долларов на каждого участника. Легко оценить отдачу от совершенствования совещаний, полученную, например, если хотя бы на 10 – 20 %% сократить затраты времени на их проведение!

Следовательно, в улучшении совещаний, как минимум, заключена прямая и значительная экономическая выгода, которой нельзя пренебрегать в условиях конкуренции. Сейчас для обеспечения задач управления, компании расходуют значительные средства на информатизацию. Однако, создавая перспективные комплексы аналитической обработки, автоматизируя управление бизнес – процессами, внедряя развитые интеллектуальные системы, на предприятиях очень часто не замечают тех источников эффективности, что находятся близко, под рукой.

Совещания очень близко находятся, это обыденная вещь, они всем известны, особенно руководству, от них ничего нового и хорошего не ждут. Это же не изощренные корпоративные порталы и базы данных или экзотические системы управления знаниями, с многомиллионными бюджетами, предложения по которым от ведущих ИТ-поставщиков льстят самолюбию, ласкают слух и воображение больших боссов.

По сравнению с такими перспективами заниматься улучшением совещаний как-то несолидно, да и что здесь можно улучшить? Ведь совещание во многом является производным от личности руководителя, который породил (или приспособил, подстроил) это мероприятие под себя, установил подходящий ему порядок проведения, полностью управляет им, полностью отвечает за него и способен сам разобраться с недостатками, если они есть (так он считает). А ему предлагается опять расти над собой…

Да, служебные совещания относятся к сфере деликатных, тонких механизмов в работе руководителя. Но он – не единственный и не единоличный пользователь этого механизма. Есть еще и участники совещаний, в них все дело. И заблуждается тот руководитель, который считает, что при необходимости, он и сам все усовершенствует, как надо, попробует тот вариант, другой…

Поэтому мы будем обсуждать совещательную проблематику, находить аргументы и убеждать заинтересованных лиц в существовании очень эффективного подхода к совершенствованию управления предприятием с помощью хорошо поставленных, эффективных и результативных служебных совещаний.