Недостатков у совещаний много, а есть ли достоинства?
Здесь напрашивается ответ по типу, что «участвовать в совещаниях не только вредно, но и полезно». Достоинства, безусловно, есть, и немалые. Такие вопросы, как распределение обязанностей между сотрудниками или координация работ, выработка сложных решений, внутренние коммуникации, преодоление информационного неравенства и другие явно требуют обсуждения. Совещание как раз подходящее место для решения подобных вопросов.
Или взять такую, часто встречающуюся ситуацию, когда начальник вынужден разыскивать истоки и виноватых в той или иной проблеме, иногда при сознательном сопротивлении сотрудников, причастных к ней. В поисках истины приходится проводить своего рода следственные мероприятия, служебные расследования, которые дорого обходятся в смысле времени и атмосферы в коллективе. Публичное и справедливое рассмотрение вопросов на совещаниях постепенно снимет привычку прятать концы в воду и обеспечит надежный единый источник правды о состоянии дел в компании.
Далее, компания должна совершенствоваться, для чего необходим обмен опытом, обучение, накопление и использование профессиональных знаний, и этот процесс как систематическая процедура, должен начинаться и поддерживаться с помощью служебных совещаний.
Иногда, (не всеми компаниями), на повестку дня совещаний выносятся деликатные вопросы управления, расстановки кадров и мотивации персонала, что позволяет прекратить слухи, исключить произвольные толкования и даже сплетни о позиции руководства в данных вопросах, обеспечить консолидацию и доверие коллектива, превращение его в эффективную команду.
Для многих сотрудников участие в совещании открывает возможность видеть руководителя в действии и учиться у него. Хороший руководитель должен помнить об этом, показывая свои лучшие стороны в плане организованности, знания дела и способности к управлению людьми. А также самому учиться у участников совещаний.
Очень важной возможностью правильно проводимых совещаний, является их фактическое превращение в площадку для обсуждения и выработки решений по актуальным проблемам жизни и деятельности компании, и с помощью такого собрания лучших думающих и действующих сотрудников – формирование и использование коллективного «мозга» предприятия.
В ниже следующей таблице приведен сводный перечень достоинств у правильно организованных, проводимых и контролируемых служебных совещаний. Эту таблицу следует рассматривать как прямую рекомендацию организаторам совещаний, руководителям и участникам, чтобы не забывали и применяли эти возможности для эффективного управления в своих зонах ответственности.
| №пп | Преимущества эффективных совещаний | Какие результаты получает компания от эффективных совещаний | Вес преимущества (оценка по 10-балльной шкале) | Примечания |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Поддержка повседневной деятельности | Эффективная оперативная поддержка повседневной деятельности руководителей и сотрудников компании (подразделения, проекта, рабочей группы) | ||
| 1 | Выработка управленческих решений | Консолидация опыта и профессиональных возможностей сотрудников, учет складывающейся обстановки, рассмотрение вариантов и выработка оптимальных решений по управлению компанией | ||
| 2 | Планирование и организация работ | Стратегическое и оперативное планирование и организация работ, назначение приоритетов и распределение ресурсов в рамках долгосрочных и текущих целей компании | ||
| 3 | Координация и контроль работ | Организация взаимодействия сотрудников и подразделений, оперативный контроль исполнения работ по проектам, контрактам, договорам | ||
| 4 | Анализ и оценка результатов работ | "Разбор полетов": критический анализ действий руководителей подразделений и сотрудников при исполнении проектов, контрактов, договоров и других работ, корректировка планов на будущий период | ||
| 5 | Обеспечение информационного равенства | Своевременное, равное и полное (в рамках установленных полномочий) информирование сотрудников, исключение искажений сведений и пресечение слухов, информация на совещаниях как единый источник "правды" о положении дел в компании | ||
| 6 | Сокращение потерь рабочего времени и нервов сотрудников | Сокращение потерь времени на совещаниях, на подготовку, информационное взаимодействие и выработку управленческих решений, на информирование, координацию и контроль работ, на доведение решений до исполнителей | ||
| 7 | Выработка и оценка мотивационных мероприятий | Рассмотрение мотивационных предложений (на основе материальных и моральных факторов), подготовка мотивационных схем и решений, внедрение их в практику работы, контроль и оценка текущей эффективности мотивации сотрудников | ||
| 8 | Подбор и расстановка кадров | Поиск сотрудников на должности, объективный учет возможностей и результатов работ, признание заслуг, расстановка людей согласно их опыта, потенциала и результатов работы, с учетом формального и неформального веса сотрудников | ||
| 9 | Передача и освоение передового опыта | Информирование сотрудников о достижениях в сфере деятельности компании, организация наставничества, обучение и переподготовка сотрудников, накопление, анализ и распространение передового опыта и знаний в компании | ||
| 10 | Раннее выявление угроз компании | Мониторинг и оперативный анализ обстановки, своевременное выявление, оценка и предупреждение о внешних и внутренних угрозах для компании, выработка мер по парированию угроз | ||
| 11 | Работа в кризисных ситуациях | Оперативная подготовка, рассмотрение, принятие и контроль исполнения управленческих решений при отражении угроз и и планировании действий по выводу компании из кризисных ситуаций | ||
| 12 | Обсуждение проблемных вопросов | Обсуждение проблемных вопросов, всестороннее рассмотрение ситуации внутри и вне компании, учет вызовов и угроз, мозговой штурм в поисках оптимальных решений по развитию компании | ||
| 13 | Развитие корпоративной культуры компании | Рассмотрение состояния и совершенствование корпоративной культуры компании, распространение "лучших практик", норм и образцов поведения и взаимодействия сотрудников, развитие ценностной ориентации компании |