Этапы и бизнес – процессы совещания

Большинство авторов, рассматривая совещания, делают упор на подготовке и проведении этих мероприятий, при этом лишь касаются вопросов контроля исполнения решений, не затрагивая других важных составляющих.

Мы предлагаем здесь, для служебных совещаний, установить более четкое и детальное структурирование. На основании анализа повесток дня, протоколов совещаний и других материалов, и с учетом литературных источников мы выделили следующие 6 процессов или этапов совещаний:

Этап №1 – организация совещаний – определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний

Этап №2 – подготовка совещаний – рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.

Этап №3 – проведение совещаний – обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня

Этап №4 – завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола

Этап №5 – контроль исполнения решений совещаний – мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания

Этап №6 – анализ материалов совещаний – анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний

Такая последовательность этапов в большей мере отражает реальности, существующие при организации и проведении совещаний, а также обеспечивает всестороннее описание процессов служебных совещаний на уровне, необходимом как для разработки регламентов, так и для автоматизации управления ими. Указанные выше этапы можно представить в виде системы взаимодействующих бизнес – процессов совещаний.

в 27.07.2015   /   Эффективные совещания  
Метки:, , , , ,