Бизнес-консалтинг, управление персоналом, менеджмент
Тел: +7 495 922-18-21
Организация совещаний
Назначение этапа организации совещаний
Этот этап совершенно необходим, если Вы хотите использовать служебные совещания не как разовые мероприятия, а в качестве одного из важных инструментов менеджмента, систематически применяемого для управления компанией.
Зачастую вопросы организации смешивают с подготовкой совещаний, упуская из виду тот факт, что подготовка касается одного конкретного, предстоящего мероприятия, тогда как на этапе организации служебные совещания рассматриваются с системной точки зрения, как институт управления компанией.
К сожалению, вопросам организации обычно не уделяется должного внимания, хотя многие проблемы и недостатки совещаний вырастают из недоработок на этом этапе, из-за того, что руководитель не знал, не нашел времени или не захотел потратить силы на организацию дела.
На этапе организации совещаний закладываются такие решения, последствия которых будут проявляться очень долго, поэтому руководителю следует проявить здесь ответственность и мудрость. Приведу самые необходимые действия.
Прежде всего, следует четко определить цели основной массы совещаний, что обычно считается уже заданным, само собой разумеющимся, очевидным в том смысле, что начальнику эти цели известны. При отсутствии зафиксированных на бумаге (или в компьютере) целей, ход совещания начинает «гулять», отклоняться от желаемого, а устно проговариваемые руководством формулировки зачастую недостаточны для удержания совещания в нужном русле.
Выбор целей неизбежно потребует выбора места служебных совещаний в схеме управления, что тесно связано с системой планирования и контроля исполнения, принятой в компании. Например, руководству надо решить, «проводить» ли через совещания, для обсуждения и в порядке контроля хода работ, годовые и квартальные планы предприятия, а также крупные контракты с ключевыми заказчиками.
Согласно целям, следует определить тематику совещаний и круг рассматриваемых в рамках той или иной темы вопросов. На этапе организации это можно сделать в предварительном порядке, используя типовые темы и вопросы, к которым, надо сказать, так или иначе, на практике сведется повестка дня спустя некоторое время, когда совещательный процесс стабилизируется.
Ясность в целях и тематике, а также привязка совещаний к плановым мероприятиям, позволит определиться с частотой и периодичностью совещаний, задать опорный график их проведения на период, например, на год. Такой график исключает организационные накладки и позволяет участникам заранее готовиться и учитывать служебные совещания в планах своей повседневной деятельности.
Далее встает вопрос выбора участников совещания. Есть практика приглашения сотрудников, исходя из должности, чтобы никого не обидеть, например, всех начальников отделов, независимо от повестки дня совещания. Ясно, что некоторые из них будут просто терять свое время. Другая крайность – когда начальник вызывает секретаря и дает ему бумажку с фамилиями приглашаемых сотрудников, мудро отобранных именно к этому случаю. Все в напряжении и ждут, а вдруг на этот раз позовут и готовятся (или уже не готовятся) ко всему… .
Мы рекомендуем определиться с постоянными участниками, ядром совещания, а затем назвать круг приглашаемых в зависимости от вопросов повестки дня и сделать это гласно, лучше в письменной форме оповестив сотрудников.
Кажется совсем простым вопрос выбора форматов таких документов, как повестка дня и протокол совещания. Однако нередко возникают и бывают длительными творческие муки начальника и секретаря в добавлении (исключении, переименовании) строчек и колонок в этих документах, что делается иногда на глазах участников совещаний. Поэтому здесь надо подготовиться заранее. Мы рекомендуем использовать единый планово – отчетный документ, в котором совмещена информация повестки дня и протокола совещания.
