Формат повестки дня совещаний

Формат повестки дня совещаний

Существует множество вариантов повестки дня совещаний. Каждое предприятие и организация создает ее, основываясь на собственных предпочтениях и ошибках. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям гибкости и удобства использования ее в повседневном режиме.

Следует напомнить, что повестка дня по ходу совещания пополняется соответствующими записями и становится протоколом по его завершению. Для этого мы предлагаем единый планово – отчетный документ, в котором сочетаются записи повестки дня и протокола совещаний. Структура такого документа включает следующие информационные сущности, поля базы данных:

1. Цель совещаний – одна или несколько целей в каждой повестке дня;

2. Тематика совещаний – одна или несколько тем в каждой повестке дня;

3. Вопросы совещаний – один или несколько вопросов по каждой теме;

4. Поручения совещаний – одно или несколько поручений по каждому вопросу;

5. Материалы совещаний – прикрепленные один или несколько файлов любого формата к каждому протоколу.

Данная структура обладает достаточной гибкостью для представления самых разнообразных повесток дня и подходит для совещаний в различных государственных, муниципальных и коммерческих организациях. Данная структура повестки дня образует своего рода дорожную карту, позволяющую четко контролировать ход совещания и сократить число необязательных ошибок.

Еще одним достоинством четкого структурирования является возможность автоматического формирования протоколов совещания, на основании информации базы данных, без необходимости последующего ручного редактирования текстовых файлов, что и реализовано в программе управления совещаниями.