Формат повестки дня совещаний
Существует множество вариантов повестки дня совещаний. Каждое предприятие и организация создает ее, основываясь на собственных предпочтениях и ошибках. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям гибкости и удобства использования ее в повседневном режиме.
Следует напомнить, что повестка дня по ходу совещания пополняется соответствующими записями и становится протоколом по его завершению. Для этого мы предлагаем единый планово – отчетный документ, в котором сочетаются записи повестки дня и протокола совещаний. Структура такого документа включает следующие информационные сущности, поля базы данных:
-
Цель совещаний – одна или несколько целей в каждой повестке дня;
-
Тематика совещаний – одна или несколько тем в каждой повестке дня;
-
Вопросы совещаний – один или несколько вопросов по каждой теме;
-
Поручения совещаний – одно или несколько поручений по каждому вопросу;
-
Материалы совещаний – прикрепленные один или несколько файлов любого формата к каждому протоколу.