Назначение этапа подготовки
Этот этап достаточно очевиден. Надо подготовить конкретное, запланированное ранее совещание, так, чтобы оно было проведено максимально эффективно и результативно, исключить возможные недостатки, ошибки и потери. В предыдущем письме рассмотрели последовательность этапов (процессов) совещаний, поэтому ясно, что смежные этапы могут усиливать друг друга, а могут и ослаблять. После хорошо отработанного организационного этапа в распоряжении руководителя, секретаря и участников совещаний имеется следующее:
-
План – график совещаний на период
-
Проекты повестки дня каждого совещания
-
Примерный состав участников по каждому совещанию
-
Регламент проведения совещаний и памятка