Этап подготовки совещаний

Назначение этапа подготовки

Этот этап достаточно очевиден. Надо подготовить конкретное, запланированное ранее совещание, так, чтобы оно было проведено максимально эффективно и результативно, исключить возможные недостатки, ошибки и потери. В предыдущем письме рассмотрели последовательность этапов (процессов) совещаний, поэтому ясно, что смежные этапы могут усиливать друг друга, а могут и ослаблять. После хорошо отработанного организационного этапа в распоряжении руководителя, секретаря и участников совещаний имеется следующее:

1. План – график совещаний на период

2. Проекты повестки дня каждого совещания

3. Примерный состав участников по каждому совещанию

4. Регламент проведения совещаний и памятка

С такими исходными данными для подготовки конкретного совещания потребуется существенно меньше усилий и времени.