Выбор тематики совещаний

Выбор тематики совещаний

Далее следует определить темы и вопросы, которые будут рассматриваться на совещаниях. Здесь руководителю, проводящему совещания, желательно избегать импровизаций и твердо придерживаться понятной для всех участников линии. Что обсуждать и решать на совещании?  Ясно, что в повестку должны входить как постоянные темы, так и появляющиеся по случаю, время от времени.

Что обсуждать на совещаниях, какие пункты включать в повестку дня, на какие проблемы обращать внимание и не забывать выводить на обсуждение, а какие можно и опустить, как увязать вопросы повестки дня с планами и основной деятельностью предприятия и т.д. Такие и им подобные, кажущиеся очевидными и не требующие какого – либо специального анализа истины, встают перед руководителем при подготовке очередного совещания и успешно в рабочем порядке разрешаются им, обычно волевым решением, лично или с учетом мнения ближайших коллег.

Подобная практика естественна, но не безупречна, поскольку со временем повестка дня теряет требуемую гибкость и становится догмой, к которой привыкает руководитель (а потом и участники). При этом остаются за бортом действительно важные вопросы, которые или не рассматриваются вовсе, или вводятся в повестку дня случайным образом, например, только при возникновении каких-то экстренных событий в жизни компании.

Для того, чтобы не упустить действительно важные темы совещаний, следует использовать перечень типовых источников вопросов для формирования повестки дня совещаний  компании, которые, с учетом естественной адаптации, можно использовать и для подготовки совещаний на уровне подразделений или проектов

Другим обязательным и стабильным источником постоянных вопросов повестки дня может являться план работ компании. Для определения тем совещаний можно использовать функцию управления планированием, которая позволяет создать Единый Интегрированный Оперативный План (ЕИОП) компании и контролировать его исполнение. Этот план руководство может формировать по темам в соответствии с традициями компании, может задавать произвольное рассмотрение вопросов, а может  структурировать  повестку дня по разделам, ориентируясь на структуру ЕИОП или на рекомендации по сбалансированной системе показателей (в случае использования последней в компании).

В первом приближении, перечень разделов ЕИОП и определяет ядро постоянной тематики совещаний.