Результаты этапа подготовки совещаний
Литературные источники содержат немало рекомендаций относительно подготовки совещаний, начиная от выбора формы стола заседаний и пересчета числа наличных стульев, что, конечно, тоже важно, поскольку количество мелочей, которые приходится брать в расчет, довольно велико.
При правильно и полностью проведенном этапе организации, нет необходимости заново вводить исходные данные. Основные действия при подготовке совещаний будут состоять из уточнений, проверок и приглашений. Для этих целей в нашей программе управления совещаниями поддерживаются списки контрольных вопросов, позволяющие проверить, все ли сделано для подготовки совещания и получить отчет об этой проверке, с указанием, кто, когда и какие давал ответы.
Список таких мероприятий довольно большой и его можно настраивать на условия конкретных организаций, при этом в перечень обычно включают следующие виды действий лиц, участвующих в подготовке совещания:
-
Уточнения – уточнить цель совещания, повестку дня, тему и вопросы совещания, список участников, время начала, продолжительность и т.д.
-
Приглашения и рассылки – пригласить участников совещания, заказать (при необходимости) пропуска, разослать материалы совещания, и т.д.
-
Проверки – проверить готовность докладчиков, раздаточных материалов, состояние совещательной комнаты, работу аппаратуры и т.д.