Назначение и задачи этапа завершения совещаний

Назначение и задачи этапа завершения совещаний

Этот этап выделен ввиду его важности для подведения итогов, уяснения всеми принятых решений, согласования и утверждения протокола совещания, по нескольким причинам.

Во – первых, после исчерпания повестки дня, даже если по ходу не возникало непонимания и противоречий, лучше будет еще раз просканировать все вопросы, решения и поручения, чтобы не забыть каких — либо моментов, остановиться для уточнения и окончательного согласования формулировок, уже зафиксированных в проекте протокола совещания.

Во – вторых, мы считаем обязательным формирование, согласование, утверждение и рассылку протокола в рамках текущего совещания, что потребует определенных действий и времени, как раз на этапе завершения.

В – третьих, как говорит пословица, «конец – делу венец». Завершение совещания подводит итог обычно сложной, интеллектуально и эмоционально напряженной, важной и «дорогой» с точки зрения трудозатрат участников совещания, работы по управлению предприятием. Этому не жалко уделить, в сущности, небольшое время.

Практика показывает, что по объективным причинам 100% правильных решений, которые бы в дальнейшем, в неизменном виде, включались в протокол, сразу добиться трудно. Итоговое решение в протоколе может быть не эквивалентным сумме отдельных решений по частным вопросам повестки дня, и определенная корректировка бывает и необходимой и полезной.

Кроме того, руководителю надо преодолевать периодически возникающую иллюзию полного взаимопонимания между участниками, пусть даже ярко показанного в процессе совещания. Для этого и нужен этап завершения, на котором в ускоренном режиме, прокручивается вся рассмотренная повестка дня, обнаруживаются и снимаются скрытые противоречия.

Напомню, что в предлагаемой нами технологии, решения вырабатываются в ходе совещания, а принимаются в результате утверждения протокола. Документ «повестка дня» на этапе подготовки совещания преобразуется в проект протокола по ходу его проведения, а после согласования и утверждения на этапе завершения — становится протоколом совещания, официальным документом для рассылки участникам. На основе этого протокола, создается повестка дня следующего совещания.