Результаты этапа завершения совещаний
Основным результатом совещания с точки зрения руководителя являются принятые управленческие решения, отраженные в протоколе.
Протокол — это документ, без которого служебное совещание превращается в вольную встречу, в беседу с необязательными для исполнения пожеланиями. Последствия подобных встреч для управления предприятием, если они носят систематический характер, довольно скоро станут негативными, уж лучше бы и не проводилось вовсе таких совещаний. Тоже можно сказать и о плохо составленном протоколе.
Одним из трудно преодолимых пороков традиционных совещаний является большой временной разрыв между завершением совещания и рассылкой протокола. Чем больше времени прошло после совещания, тем менее достоверным, актуальным и необходимым в работе будет протокол, тем с большими трудностями и в более сжатые сроки придется исполнять решения совещания.
Причина желания выпустить протокол прямо на совещании простая – удержать в голове принятые решения с присущими им различными формулировками условий исполнения и результатов, с учетом толкований и пожеланий, высказанных на совещании весьма затруднительно, а на практике – невозможно. Следовательно, неизбежно снижение эффективности совещания, разнобой в работе исполнителей, а новое заседание рискует превратиться в сплошное выяснение, кто, когда и что сказал и как понял.
На многих предприятиях подготовка протокола превращается в отдельную мучительно – нудную процедуру, поглощающую массу времени у руководителя и превращающая секретаря в ненавидимую всеми фигуру. Это и не удивительно, поскольку исходным материалом для протокола часто служат какие-то записочки на листочках, сделанные секретарем, заинтересованными участниками, а иногда и руководителем. Из таких первоисточников (плюс наша добрая память) много чего можно запротоколировать! Если добавить еще необходимость согласования протокола с давно разбежавшимися участниками совещания – дело примет скверный оборот…
Некоторые считают составление протокола совещания обыкновенной технической работой, с которой должен справляться секретарь. Т.е., надеются, что есть (или должен у них быть) такой человек, который все правильно услышит, поймет, учтет, запишет и оформит, а начальнику останется только утвердить протокол. В части формальной записи предлагаемых формулировок это, возможно, так, очень хороший секретарь действительно сможет подготовить проект протокола, и совещание внешне будет выглядеть эффективным.