Результаты этапа завершения совещаний

 

Основным результатом совещания с точки зрения руководителя являются принятые управленческие решения, отраженные в протоколе.
Протокол — это документ, без которого служебное совещание превращается в вольную встречу, в беседу с необязательными для исполнения пожеланиями. Последствия подобных встреч для управления предприятием, если они носят  систематический характер, довольно скоро станут негативными, уж лучше бы и не проводилось вовсе таких совещаний. Тоже можно сказать и о плохо составленном протоколе.
Одним из трудно преодолимых пороков традиционных совещаний является большой временной разрыв между завершением совещания и рассылкой протокола. Чем больше времени прошло после совещания, тем менее достоверным, актуальным и необходимым в работе будет протокол, тем с большими трудностями и в более сжатые сроки придется исполнять решения совещания.

Причина желания выпустить протокол прямо на совещании простая – удержать в голове принятые решения с присущими им различными формулировками условий исполнения и результатов, с учетом толкований и пожеланий, высказанных на совещании весьма затруднительно, а на практике – невозможно. Следовательно, неизбежно снижение эффективности совещания,  разнобой в работе исполнителей, а новое заседание рискует превратиться в сплошное выяснение, кто, когда и что сказал и как понял.

На многих предприятиях подготовка протокола превращается в отдельную мучительно – нудную процедуру, поглощающую массу времени у руководителя и превращающая секретаря в ненавидимую всеми фигуру. Это и не удивительно, поскольку исходным материалом для протокола часто служат какие-то записочки на листочках, сделанные секретарем, заинтересованными участниками, а иногда и руководителем. Из таких первоисточников (плюс наша добрая память) много чего можно запротоколировать! Если добавить еще необходимость согласования протокола с давно разбежавшимися участниками совещания – дело примет скверный оборот…

Некоторые считают составление протокола совещания обыкновенной технической работой, с которой должен справляться секретарь. Т.е., надеются, что есть (или должен у них быть) такой человек, который все правильно услышит, поймет, учтет, запишет и оформит, а начальнику останется только утвердить протокол.  В части формальной записи предлагаемых формулировок это, возможно, так, очень хороший секретарь действительно сможет подготовить проект протокола, и совещание внешне будет выглядеть эффективным.

Но чтобы оно было еще и результативным, то все решения руководитель должен пропустить через себя и лично задать — принять – изменить – отклонить формулировки протокола. Для этого нужно время, по ходу совещания его для руководителя всегда будет недоставать, следовательно, необходим этап завершения, на котором руководитель в контакте с исполнителями уверенно подведет итог.
Протокол должен быть результатом, подготовленным вследствие накопления позитивного эффекта от правильно выполненных этапов организации, подготовки и проведения совещаний. Тогда и выпуск протокола на этапе завершения не вызовет серьезных затруднений и не займет много времени,  обычно не более 10 % от длительности совещания.
Значительно облегчает выпуск протокола система автоматизации совещаний, в которой ведется единый планово – отчетный документ, сочетающий повестку дня и служащую также для создания протокола совещания. По мере рассмотрения повестки дня, система будет заполняться актуальной информацией по темам, вопросам и поручениям. Все участники могут оперативно просматривать создающийся у них на глазах протокол совещания и, не теряя времени, уточнять и согласовывать его.
Поэтому мы считаем обязательным формирование, согласование, утверждение и рассылку (раздачу) протокола в рамках времени текущего совещания. Это вполне возможно и должно быть сделано в течение этапа завершения совещания.