Основные рекомендации по завершению совещаний

Попробуем высказать краткие рекомендации руководителю по действиям на этапе завершения совещаний, буквально в телеграфном стиле:
  1. Не расслабляться до момента утверждения протокола, не оставлять подготовку протокола только на секретаря, участвовать в этом самому
  2. Для согласования раздать участникам (разослать, вывести на общий экран) проект протокола совещания
  3. Не считать окончательными решения, которые были предложены в ходе совещания, использовать этап завершения для уточнения формулировок
  4. Процедура согласования должна быть приемлемой практически, без выкручивания рук, не обязательно подписи участников собирать (в зависимости от ситуации),  достаточно, чтобы не возражали. А кто не согласен – есть возможность записать особое мнение
  5. Не распускать участников до тех пор, пока они не согласуют протокол (в конце длительного совещания они будут делать это с легко объяснимым энтузиазмом)
  6. Помнить, что результаты совещания становятся официальным документом только после утверждения вами протокола, после чего раздать (разослать, вывести на общий экран) утвержденный протокол
  7. Оценить совещание с точки зрения эффективности и результативности, выслушать, высказать и учесть пожелания и рекомендации по совершенствованию совещательного процесса
  8. Закрывая совещание, сделать краткий обзор проделанной работы,  напомнить основные темы следующего совещания, уточнить, когда и где оно будет проходить, поблагодарить участников и попрощаться с ними.