Основные рекомендации по завершению совещаний
Попробуем высказать краткие рекомендации руководителю по действиям на этапе завершения совещаний, буквально в телеграфном стиле:
-
Не расслабляться до момента утверждения протокола, не оставлять подготовку протокола только на секретаря, участвовать в этом самому
-
Для согласования раздать участникам (разослать, вывести на общий экран) проект протокола совещания
-
Не считать окончательными решения, которые были предложены в ходе совещания, использовать этап завершения для уточнения формулировок
-
Процедура согласования должна быть приемлемой практически, без выкручивания рук, не обязательно подписи участников собирать (в зависимости от ситуации), достаточно, чтобы не возражали. А кто не согласен – есть возможность записать особое мнение
-
Не распускать участников до тех пор, пока они не согласуют протокол (в конце длительного совещания они будут делать это с легко объяснимым энтузиазмом)
-
Помнить, что результаты совещания становятся официальным документом только после утверждения вами протокола, после чего раздать (разослать, вывести на общий экран) утвержденный протокол
-
Оценить совещание с точки зрения эффективности и результативности, выслушать, высказать и учесть пожелания и рекомендации по совершенствованию совещательного процесса
-
Закрывая совещание, сделать краткий обзор проделанной работы, напомнить основные темы следующего совещания, уточнить, когда и где оно будет проходить, поблагодарить участников и попрощаться с ними.