Назначение и задачи этапа контроля совещаний

Назначение и задачи этапа контроля совещаний

Роль контроля исполнения решений совещаний нельзя переоценить, это своего рода кульминация всех предшествующих процессов. Именно здесь находят подтверждение или отвергаются подходы, выработанные совещанием, проверяются люди и идеи, рассматривается ход исполнения, оцениваются способности сотрудников, осуществляется анализ результатов совещательной деятельности.

Без четкого исполнения этапа контроля решений совещания, пропадает смысл этих управленческих мероприятий. Совещания без контроля медленно, но верно, превращаются в пустую говорильню, а затем и в мощное средство дезорганизации работы компании. Контроль и проверка исполнения избавляют от иллюзий в оценке происходящего и возвращают всех к реальностям предприятия.

Ценность действенного контроля можно прямо определить тем, сколько «стоят» рассматриваемые вопросы. Бывают разные совещания и вес вопросов различен. Например, если поручение совещания на подготовку контракта в несколько миллионов рублей не выполнено или запоздало по срокам – то вот вам и «цена» вопроса.

Контроль позволяет достоверно и объективно судить о способностях сотрудников разрешать вопросы и исполнять поручения, что полезно с точки зрения расстановки кадров. И не только оценить, но и развивать навыки сотрудников в процессе совместной управленческой деятельности, обмениваться опытом и совершенствовать менеджмент компании.

В результате контроля решений прошедшего совещания формируется повестка дня будущего мероприятия. Вы увидите, как некоторые незакрытые вопросы и поручения от нерадивых исполнителей начинают кочевать от совещания к совещанию и ответственные за них, как правило, будут находить весомые доказательства, почему необходимо продлить срок исполнения. Для исключения такого положения руководитель и сам должен найти достаточно убедительные аргументы, в т.ч., меры воздействия административного характера.

При контроле исполнения выясняется, что решение одних вопросов ведет к появлению новых вопросов, не возникавших ранее и включения последних в повестку дня. Следовательно, эффективный контроль позволяет постоянно актуализировать тематику и приспосабливать совещания к реальным потребностям управления предприятием.

Наконец, всем надо помнить, что контроль исполнения – это та самая обратная связь, необходимая для правильного функционирования системы управления на предприятии. Если эта связь отсутствует или работает с перебоями и искажениями на совещаниях, то, скорее всего, такое качество обратной связи характерно и для других контуров управления на предприятии (например, в планировании, управлении финансами, кадрами и т.д.). И  менеджмент, который обходится без обратной связи, неизбежно заведет вашу компанию в тупик.