Решения и поручения совещания

Решения и поручения совещания

Это разделение на решения и поручения является следствием принятой структуры повестки дня, построенной по схеме: каждое совещание имеет свою цель, на совещании рассматривается одна или несколько тем, каждая тема включает один или несколько вопросов, по каждому вопросу может быть выдано одно или несколько поручений.

Для придания достаточной гибкости к условиям совещаний в различных  организациях, повестка дня может и не включать поручений, что вполне допустимо для реализации вопросов, которые находятся в сфере ответственности одного исполнителя.

Если же вопросы имеют комплексный характер, то неизбежно подключение к ним группы исполнителей, что удобно сделать через поручения, учитывающие специализацию и ответственность каждого из исполнителей. При этом вопрос считается закрытым только после исполнения всех порожденных им поручений.

Механизм контроля вопросов, так и поручений, в программе «АМ-УСП» одинаков, поскольку сходны структуры этих записей. Программа уведомляет о новых поручениях, выдает предупреждения и напоминания о наступлении сроков исполнения, подсчитывает статистику и ведет расчет исполнительской дисциплины и для вопросов и для поручений.

В системе «АМ-УСП» существует единый электронный журнал, в который  записываются не только поручения совещаний, но и другие управленческие события. Например, поручения при исполнении документов, поручения по резолюциям на письмах, прямые поручения руководителей и т.д.

Следовательно, программа «АМ-УСП», кроме управления совещаниями, может использоваться и как система управления поручениями, в режиме выдачи и контроля исполнения всех поручений в компании, независимо от их источника.