Назначение и задачи этапа анализа совещаний

Назначение и задачи этапа анализа совещаний

Если рассмотренные выше этапы организации, подготовки, проведения, завершения и контроля совещаний выстраивались в явную последовательную цепочку, то этап анализа правильней рассматривать как процесс, сопровождающий все другие совещательные процессы.

На служебных совещаниях собираются руководители и ведущие специалисты, рассматривают актуальные вопросы текущей деятельности и развития компании, обсуждают и находят решение сложных проблем, т.е., оставляют глубокий след своей управленческой деятельности в повестках дня, в выступлениях, докладах, протоколах и материалах совещания.

Но анализ протоколов и материалов совещаний, пока редкое явление в менеджменте, хотя эти данные представляют интерес не только для историков и различных контролирующих организаций, но и для менеджеров, решающих текущие управленческие задачи предприятия.

Конечно, сначала необходимо где-то найти, а потом листать папки (если они сохранились) с протоколами, занятие не из приятных, но неизбежное при бумажной технологии. Именно неудобство использования бумажных материалов отставляет за протоколами совещаний только одно место – лежать мертвым грузом в архиве предприятия. Бумага лишает их главного – стать базой знаний, работая с которой, сотрудники извлекают практические уроки из прошлых решений, а также быть одним из идейных источников мероприятий по совершенствованию компании.

Иное дело работать с электронной БД совещаний, которая начинает формироваться в программе «АМ-УСП» с момента первого совещания. Постепенно в ней будет накапливаться информация о темах, вопросах, принятых решениях  и сопутствующих материалах и чем больше совещаний будет проведено, тем более ценной будет база.

Структура базы данных по совещаниям позволяет хранить данные о повестке дня, темах, вопросах и поручениях, исполнителях, сроках и результатах решений совещания. Смысл создания БД совещаний в том, чтобы вести эту ценную управленческую информацию в электронной форме, не потерять и превратить ее в востребованный корпоративный информационный ресурс.