Предложения по совершенствованию совещаний

Предложения по совершенствованию совещаний

Даже самый лучший порядок совещаний со временем устаревает и нуждается в совершенствовании. Существуют явные недостатки и упущения, которые  проявляются достаточно быстро, в пределах нескольких совещаний, например, проблемы с подготовкой помещения или с приглашением участников. Другие могут быть вскрыты только при анализе тенденций за длительные интервалы времени (квартал, полугодие, год). К их числу, например, можно отнести причины снижения исполнительской дисциплины или роста средних трудозатрат, «стоимости» совещания.

Соответственно, и средства выявления этих недостатков и потерь должны учитывать как текущие замечания по отдельным совещаниям, так и результаты оценки служебных совещаний за период. Для этого используется механизм контрольных вопросов, позволяющий зафиксировать оценки и предложения от участников. Причем списки контрольных вопросов имеют структурированный  вид, с возможностью настройки на условия той или иной компании.

С помощью контрольных вопросов в системе «АМ-УСП» можно давать свои оценки и предложения по совершенствованию совещаний и записывать их в БД совещаний для последующего анализа. Исходный перечень вопросов для оценки совещаний содержится в поставке программы «АМ-УСП», но каждый пользователь имеет возможность адаптировать этот список для условий своей организации.

Периодический просмотр и анализ этих записей на совещании (можно включить это как вопрос в повестку дня) позволит своевременно выявлять и устранять накапливающиеся слабости и «узкие» места совещаний, и «держать», таким образом, совещание на высоком уровне.