Рекомендации по анализу совещаний

 

Создайте и применяйте электронную базу данных по совещаниям. По сравнению с бумажными папками электронный формат ведения материалов обеспечивает решение гораздо большего числа задач. Отметим следующие возможности БД:
  1. Последовательный просмотр протоколов (как если бы вы листали папку с протоколами) в поиске интересующих тем и вопросов совещаний
  2. Контекстный поиск по словосочетаниям, словам или частям слов, при котором система отбирает те совещания, в материалах которых встречаются указанные слова и сочетания
  3. Поиск материалов по истории и хронологии рассмотрения вопросов, от первого появления искомого вопроса в протоколах, до закрытия
  4. Оценка уровня исполнительской дисциплины сотрудников, так и совещания в целом, в рамках одного совещания или их совокупности за период
  5. Получение статистики совещаний, включая длительность совещания, затраты времени по темам совещаний, количество участников, их трудозатраты, количество поручений и т.д.
С практической точки зрения, используйте этап анализа и все другие этапы совещаний для фиксации,  накопления и использования знаний. Знания компании, появляются в результате действий сотрудников, в контексте следующих (протекающих в явной или неявной форме), процессов:
  1. Информирование сотрудников руководителем, обмен «сверху вниз»
  2. Получение информации от сотрудников, обмен «снизу вверх»
  3. Обмен сотрудников информацией между собой, обмен «на одном уровне»
  4. Поиск истины, устранение ошибочной и ложной информации, слухов
  5. Предупреждение потерь информации и сохранение знаний,
  6. Поддержка компетенций, усвоение передового опыта, обучение сотрудников
  7. Предупреждение ошибок в действиях сотрудников
  8. Выявление компетенций, понимание того, кто и что знает из сотрудников,
  9. Организация взаимодействия между сотрудниками на основе знаний
  10. Фиксация знаний в протоколах и материалах совещаний
  11. Накопление знаний в БД совещаний
  12. Формализация и закрепление знаний в регламентах
Фактически, в этих процессах, сотрудники создают, воспринимают, используют и транслируют имеющиеся у них знания, образуя своего рода  социальную сеть внутри совещания, которая действует и за его рамками. А эффективность этой социальной сети будет определяться тем, насколько в данной компании поощряется обмен знаниями, и это является проблемой, как для руководства, так и сотрудников.
в 07.10.2015   /   Эффективные совещания