Рекомендации по анализу совещаний
Создайте и применяйте электронную базу данных по совещаниям. По сравнению с бумажными папками электронный формат ведения материалов обеспечивает решение гораздо большего числа задач. Отметим следующие возможности БД:
-
Последовательный просмотр протоколов (как если бы вы листали папку с протоколами) в поиске интересующих тем и вопросов совещаний
-
Контекстный поиск по словосочетаниям, словам или частям слов, при котором система отбирает те совещания, в материалах которых встречаются указанные слова и сочетания
-
Поиск материалов по истории и хронологии рассмотрения вопросов, от первого появления искомого вопроса в протоколах, до закрытия
-
Оценка уровня исполнительской дисциплины сотрудников, так и совещания в целом, в рамках одного совещания или их совокупности за период
-
Получение статистики совещаний, включая длительность совещания, затраты времени по темам совещаний, количество участников, их трудозатраты, количество поручений и т.д.
С практической точки зрения, используйте этап анализа и все другие этапы совещаний для фиксации, накопления и использования знаний. Знания компании, появляются в результате действий сотрудников, в контексте следующих (протекающих в явной или неявной форме), процессов:
-
Информирование сотрудников руководителем, обмен «сверху вниз»
-
Получение информации от сотрудников, обмен «снизу вверх»
-
Обмен сотрудников информацией между собой, обмен «на одном уровне»
-
Поиск истины, устранение ошибочной и ложной информации, слухов
-
Предупреждение потерь информации и сохранение знаний,
-
Поддержка компетенций, усвоение передового опыта, обучение сотрудников
-
Предупреждение ошибок в действиях сотрудников
-
Выявление компетенций, понимание того, кто и что знает из сотрудников,
-
Организация взаимодействия между сотрудниками на основе знаний
-
Фиксация знаний в протоколах и материалах совещаний
-
Накопление знаний в БД совещаний
-
Формализация и закрепление знаний в регламентах