Управление обещаниями: порядок работы
Когда имеешь дело с обещаниями, надо помнить простые русские управленческие рекомендации, выраженные в пословицах, а) что слово – не воробей, вылетит, не поймаешь, а также б) дал слово – держи его. В соответствии с данными установками ниже приводится простой алгоритм работы руководителя с обещаниями.
-
Не обещайте немедленно
Сделайте себе привычку не обещать без размышлений и брать время на обдумывание. Желательно переводить запросы на обещания в рамки своей повседневной деятельности, подразумевая, что при дружной совместной работе желаемый результат придет и просьба будет удовлетворена. Проще говоря, первая реакция на запрос по обещаниям должна быть реакция уклонения от обещаний, что возможно, естественно, не всегда. Руководитель должен быть скуп на обещания.
Например, попытка уклонения от просьбы вышестоящего руководства может быть быстро обнаружена, и начальство обычно выскажется в том смысле, что не надо увиливать, после чего обещание придется давать, принимаясь за решение поставленных задач, либо проявлять принципиальность и стоять на своем, добиваясь более благоприятных условий исполнения обещаний.
Конечно, это не относится к случаям, например, если ваш сотрудник попросил сегодня отпустить его с работы, а вы вместо решения будете обещать завтра подумать над этой проблемой.
-
Уточните запрос на обещание
Как говорил Амброз Бирс, очевидные вопросы являются очевидными только для задающего их человека и ни для кого больше. Поэтому необходимо уточнить запрос, на который вы должны дать обещание, так, чтобы это было полностью ясно и вам, что, как и когда придется делать, если согласиться и пообещать.
По возможности, не торопитесь немедленно соглашаться, даже если перед вами ваше любимое начальство. Возьмите паузу. Помните, что начальство вас будет оценивать не числом данных обещаний, а качеством исполненных. При этом возможен такой отказ от принятия обещания, который вы можете уверенно мотивировать.
Не следует также поощрять запросы на обещания со стороны сотрудников и превращаться в рождественского Деда Мороза с мешком подарков в форме обещаний. Подарков на всех не хватит и задача компании – не раздавать, а зарабатывать на подарки.
-
Обещайте в рамках ваших возможностей
Ваши полномочия при исполнении обещаний определяются вашим местом в иерархии управления, должностными возможностями, опытом, связями, текущим состоянием вашего подразделения и компании, корпоративной культурой и т.д. Из этой реальности и следует исходить, давая обещания.
Целесообразно также просчитать цепочку причинно-следственных связей, которые повлечет за собой выполнение обещания, с учетом ваших целей и предпочтений. При таком анализе обычно проявляются и скрытые кратко и долгосрочные последствия исполнения или отказа, оценка которых поможет вам принять правильное решение по обещаниям.
Исходите из этих ограничений, когда обещаете, полагаясь только на себя. Давать обещания, в которых есть обстоятельства вне вашего контроля, по крайней мере, неразумно. В случае, если ваших полномочий недостаточно, следует оговорить эту ситуацию, сформулировав условия, при которых обещание будет исполнено.
Иногда слово «есть», данное руководителем большому начальнику, влечет за собой серьезный объем новых работ, не всегда нужных по делу, но необходимых для исполнения обещаний. Поэтому под просьбы обязательно и смело требуйте необходимые ресурсы, время, людей и т.д., даже если надежды на получение их в полном объеме мало.
При этом не следует порождать отдельных планов по реализации обещаний, лучше вписывать мероприятия и работы, связанные с обещаниями, в существующую систему планирования и контроля.
-
Исполняйте свои обещания
Когда, проходя через указанные выше этапы, вы не уклонились от обещания или оно не было отвергнуто вами, то приложите силы для его исполнения. Тем более, полная ясность по особенностям исполнения данного обещания у вас теперь имеется. Помните, что вреднее всего для карьеры менеджера систематическое неисполнение обещаний, данных не только высшим руководителям, но и подчиненным.
Практика показывает, что «обещалкины» являются источниками многих проблем, порождая и усиливая цепочки хаоса в компании из-за невыполнения взятых добровольно, никто за язык не тянул, обещаний.
Не становитесь таким человеком сами, поскольку невыполненные обещания останутся надолго в памяти, ложась пятном на вашу репутацию, а попытки объяснить ситуацию и оправдаться натолкнутся на резонное замечание начальства, что вы добровольно взялись за это дело.
Также своевременно реагируйте, учитывайте и воспитывайте своих сотрудников по исполнению обещаний. Не надо оправдывать и прощать ваших сотрудников, не умеющих держать слово и систематически не выполняющих своих обещаний, они вас рано или поздно подведут.
Можно ли не выполнять обещания – и не уподобляться человеку из анекдота, который говорит, что слово мое, если дал слово, то могу и взять его назад? Безусловно, в жизни возникают обстоятельства, когда данные вами обещания не могут быть выполнены на оговоренных условиях.
Ваши действия в этом случае должны включать своевременное уведомление о невозможности исполнения обещаний и предложения по изменению сроков, результатов или иных условий, что все же будет лучше, чем внезапно развести руками и сказать, ну, не получилось…
-
Оцените выполнение обещаний