Повестка дня: координация работ

Координация работы внутри компании

Как и в механических системах, так и в организациях, с течением времени нарастают рассогласования в работе отдельных составных частей машин и коллективов, приводящие к ухудшению выходных результатов. В механизмах соответствующие рассогласования выбираются настройкой, а в организациях – периодической координацией работы подразделений и своевременным устранением неизбежно возникающих между ними напряжений. При этом, если механическая настройка может быть полностью автоматической, то координация между сотрудниками всегда носит личностный характер и наилучшим образом осуществляется в производственных контактах между людьми.

В компаниях вопросы координации поглощают большой объем рабочего времени, причем зачастую в неявной форме, когда коллега звонит в самый неподходящий момент и просит уделить ему 5 минут на какое-то согласование, что оборачивается и 30-ю и шестьюдесятью минутами. В этом случае еще существует возможность отказаться или перенести встречу, от чего не откажешься и не перенесешь, когда с подобными вопросами приглашают к начальству…

Таких невидимых миру микросовещаний возникает иногда по нескольку раз на день, выбивая в конечном итоге всех из колеи первоначально правильно, как хотелось бы, спланированного рабочего дня. Все пребывают на совещаниях, а вопросы не решаются или разрешаются медленно и запоздало.

Для исключения подобных множественных потерь рабочего времени целесообразно включать вопросы координации между подразделениями и сотрудниками в план – график и повестку дня совещаний, но при этом по взаимной договоренности и по возможности полностью исключить спонтанные координационные встречи сотрудников. Лучше сотрудникам договариваться на заранее известном месте и времени сбора всех на совещании, чем отлавливать друг друга по одиночке, в порядке оказания любезности. И такой порядок координационных акций следует включить в рекомендации по корпоративной культуре компании.

Удобной формой таких контактов являются систематические и хорошо организованные служебные совещания, учитывая последующее закрепление обсужденных и скоординированных действий в соответствующих решениях, протоколах и регламентах.

Ориентировочная периодичность рассмотрения данного вопроса – не менее 1 раза в месяц.