Повестка дня: крупные управленческие мероприятия
Кажется, что такие серьезные документы, как годовой отчет или подготовка планов компании на следующий год никак не могут выпасть из поля зрения ответственных руководителей. Но на практике часто бывает, что подготовка итогового отчета для исполнителей становится достаточно неожиданной проблемой, схоже с выпадением первого снега в Москве, все знали, что и как надо делать, а на улицах – каждый год день жестянщика. Сходные ситуации возникают и при подготовке к другим достаточно важным событиям, например, если проводится изменение структуры компании, получение или продление различных лицензий, налоговая проверка и т.д.
Для того, чтобы исключить такого рода «неожиданности», следует начинать с выявления, описания и стандартизации календарных циклов проведения подобных мероприятий и последующим планированием для них соответствующих позиций в планах работ и в совещательной сетке компании. Стандартизацию необходимо регламентировать и проводить от крупных циклов, например, годовых, расписывая в плане компании наиболее значительные, важные и неизбежные управленческие мероприятия, такие как разработка плана предприятия на год или годовой отчет. потребует нескольких итераций (разработка проекта плана, обсуждение и доработка по замечаниям, защита плана, утверждение и ввод плана в действие). Причем для каждой из итераций может потребоваться одно или несколько служебных совещаний.
Рассмотрим в качестве примера формирование плана предприятия на год. Во времени этот итеративно – циклический процесс может выглядеть следующим образом:
-
1 квартал, служебное совещание по подведению итогов выполнения планов предыдущего года
-
2 квартал, совещание по подготовке и рассмотрению предложений к плану следующего года
-
3 квартал, совещание по разработке и рассмотрению проекта плана следующего года
-
4 квартал, совещание по рассмотрению и утверждению плана следующего года