Введение
На тему совещаний написано множество статей и немало отдельных книг и что характерно, в них эти управленческие мероприятия рассматриваются обычно сами по себе, изолированно от фона содержательной деятельности тех компаний, предприятий и других организационных структур, в которых они проводятся.
При этом во многих произведениях художественной литературы и кинофильмах, а также в мемуарных сочинениях, существенная часть действий героев, включая кульминационные события, проходит в производственном окружении и тем или иным образом связана с совещаниями.
Учитывая, что служебные совещания являются мощным инструментом управления людьми в их производственном окружении, представляет интерес, насколько схожи между собой совещания, описанные в литературных произведениях, и те абстрактные схемы данных мероприятий, которые обычно рассматриваются в менеджменте.
1. Схема этапов совещаний
Чтобы сопоставить теорию процессов совещаний и художественный промысел и воспоминания в части совещаний, следует определить базу для соответствующих сравнений. В качестве такого основания примем следующую шести этапную схему совещаний:
Этап №1 – Организация. Определение участников, план-график совещаний на период, выбор тематики и выработка регламента.
Этап №2 – Подготовка. Рассылка уведомлений и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных.
Этап №3 – Проведение совещаний. Обсуждение вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений по повестке дня, подготовка проекта протокола.
Этап №4 – Завершение. Принятие окончательных решений, оформление и рассылка протокола совещания.
Этап №5 – Контроль. Мониторинг и фиксация результатов поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания.
Этап №6 – Анализ. Анализ истории вопросов, поиск материалов и прецедентов, статистика совещаний, оценка качества совещаний.
Напомним также, что данная схема из шести этапов логически может быть укрупнена следующим образом:
- подготовка = этап №1 организация + этап №2 подготовка;
- проведение = этап №3 проведение + этап № 4 завершение;
- контроль = этап №5 контроль + этап №6 анализ.
Ниже представлены литературные произведения, включающие эпизоды совещаний. По некоторым из них поставлены кинофильмы, получивших широкую известность. В текстах в кавычках приведены прямые цитаты из соответствующих произведений.
2. Литературные произведения и кинофильмы
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки». Роман. Одноименный кинофильм с Дж. Николсоном в главной роли.
- В. Г. Грабин. «Оружие победы». Мемуары советского конструктора артиллерийских систем.
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». Детектив. Кинофильм С. Говорухина «Место встречи изменить нельзя».
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». Пьеса. Кинофильм С. Микаэляна «Премия».
3. Эпизоды произведений, в которых описаны совещания
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки». Ежедневные собрания пациентов психиатрической клиники, которые проводит старшая сестра (СС) мисс Гнусен. Пациенты отчитываются по вопросам, которые задает СС на основе своих дневниковых заметок об их поведении, увиденных ею самой или записанных по доносам пациентов.
- В. Г. Грабин. «Оружие победы». Регулярные технические совещания в КБ под руководством В. Грабина. Расписан порядок организации и проведения этих мероприятий, которые, по словам автора, играли роль совещательно – законодательного органа при главном конструкторе.
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». Сходка бандитской «малины» под началом вора в законе «Горбатого» (Джигарханян) по поводу нападения на сотрудников МУРа для освобождения главаря банды «Черная кошка» Фокса (Белявский). При этом бандиты подозревают Шарапова (Конкин) в том, что он милицейский «стукач».
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». Заседание партийного комитета треста из-за отказа получать премию одной из строительных бригад (почти бунт в советское время). Бригадир Потапов и вся его бригада отказывается от премии, которая выписана за перевыполнение плана, и партком должен решить, почему это произошло и кто виноват.
4. Цели собрания (совещания, сходки, заседания)
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки».Контроль над поведением пациентов психиатрической клиники. На ежедневных собраниях, СС, за счет манипуляций, тотального контроля, а также постоянного унижения и стравливания пациентов добивалась их полного повиновения своей воле.
- В. Г. Грабин. «Оружие победы».Анализ состояния дел, обсуждение предложений, выработка и контроль конструкторских решений по вопросам создания сложных артиллерийских систем, с привлечением всех необходимых руководителей и специалистов конструкторского бюро.
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». Анализ ситуации после ареста Фокса и выработка решений по действиям бандитов для освобождения главаря банды Фокса, на основании информации, полученной от Шарапова в условиях серьезных подозрений о Шарапове как о стукаче МУРа.
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». Анализ причин отказа строительной бригады от получения премии за перевыполнение плана, нахождение виновных и исправление ситуации. Этот отказ рассматривался как подрыв основ социализма, хотя в глубинной основе лежало желание членов бригады получать больше премий за правильно организованную работу.
4. Э Т А П Ы С О В Е Щ А Н И Й
Этап 1. Организация совещаний
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки». СС доводит до всех участников, что в соответствии с медицинскими показаниями в палате ежедневно проводятся общие собрания, на которых пациенты, в кругу других больных, отвечают на вопросы СС, открыто рассказывают о себе, освобождая свою психику от груза проблем.
- В. Г. Грабин. «Оружие победы». В КБ был организован «незыблемый порядок проведения регулярных технических совещаний» с целью обоснования и выработки инженерных решений при исполнении проектов создания артиллерийских орудий.
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». Совещание (сходка) бандитов проводится по случаю появления агента МУР Шарапова и информации в записке, полученной от находящегося в тюрьме Фокса через Шарапова о необходимости освобождения Фокса путем налета на конвой.
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». В советское время существовал твердый порядок заседаний парткома, обычно 1 -2 раза в месяц, их расписание заблаговременно доводилось до всех. Внеочередные заседания созывались по каким-либо важным событиям, как и то, по случаю отказа людей от премии.
Этап 2. Подготовка совещаний
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки». СС извлекает из вахтенного журнала вопросы повестки дня текущего собрания, включая поступившие новые записи или не закрытые позиции от предыдущих собраний, а также обсуждает оперативные вопросы по ходу действия.
- В. Г. Грабин. «Оружие победы». «Все конструкторы заблаговременно оповещались о повестке дня, каждый имел возможность и был обязан выступить, порой не добровольно, а по назначению председательствующего».
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». В повестке дня один вопрос: верить или нет записке Фокса и словам Шарапова о возможности освободить Фокса и как это сделать. В совещании участвуют все члены банды.
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». Не смотря на экстренный характер совещания, члены парткома собрались достаточно оперативно, с приглашением Потапова, бригадира отказной бригады. Отказ людей от премии было изначально основным вопросом повестки дня.
Этап 3. Проведение совещаний
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки». СС зачитывает вопрос из вахтенного журнала, дает слово пациенту, вовлекает в обсуждение других участников, делает вывод по рассмотренному вопросу, записывает новые замечания в журнал. СС жестко блюдет регламент, подавляет пациентов, не позволяя им чувствовать себя взрослыми людьми.
- В. Г. Грабин. «Оружие победы». «Каждый, кому предоставлялось слово, высказывал свое мнение не только по своей специализации, но и непременно по всей схеме пушки». «Никто не мог отмолчаться, изображая глубокомысленность, а также скрыть свою неподготовленность».
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». На совещании идет тяжелый допрос Шарапова, с запугиванием и попытками разоблачить его как стукача МУРа. Шарапов с трудом, но успешно защищает свою позицию, отводя от себя подозрения. В прениях высказываются все участники банды относительно освобождения Фокса путем нападения на конвой.
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». Совещание парткома открылось с выволочки за опоздание на 10 минут бригадиру Потапову. Но Потапов не ввязался в склоку, а поставил принципиальный вопрос – премия только прикрывает существенные недостатки в организации работы стройтреста и рабочие могли бы получать намного больше, если бы было меньше простоев и начальство работало лучше. Это вызвало детальный разбор ситуации.
Этап 4. Завершение совещаний
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки». СС подводит итоги собрания, делает заключение по каждому пациенту, ставит что-то вроде оценок присутствующим, задает поручения на следующее совещание, отмечая все существенные моменты о пациентах в журнале.
- В. Г. Грабин. «Оружие победы». «Последним брал слово главный конструктор. На основании высказанных суждений он делал свои выводы по проекту, которые и фиксировались в протоколе. Если кто-то находил, что решение гл. конструктора нуждается в изменении, то он не только мог, но и был обязан высказаться откровенно, не взирая на авторитеты».
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». Заключительное слово берет «Горбатый», который, оценивая позицию Шарапова и с учетом высказываний бандитов, принимает решение о вооруженном нападении на милицейский конвой, после чего «Горбатый» расписывает детально роли для участников акции.
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». Во время заседания выяснилось, что несколько членов бригады всё же получили премию, после чего Потапов покидает заседание. Собираются разойтись и остальные, но председатель останавливает их. Уход Потапова в принципе ничего не меняет. Проблема осталась, и в кульминации на голосование ставят решение об отказе от премии всего треста, за что, в итоге, голосуют все члены парткома.
Этап 5. Контроль совещаний
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки». СС в журнале документирует все высказывания или действия пациентов, а также доносы от других пациентов. «Пациенты стучат друг на друга. Иногда кто-то сболтнет о себе что-то ненароком, а его сосед по столику, зевнет, встанет и шасть к вахтенному журналу у сестринского поста и запишет, что услышал».
- В. Г. Грабин. «Оружие победы». «Решения технического совещания в протоколе включались в планы и становились строго обязательными для каждого конструктора. Совещания поддерживали творческую дисциплину в КБ – полную свободу при обсуждении и обязательность исполнения принятых решений».
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». Для участия в нападении «Горбатый» распределил все роли по способностям бандитов и оставил за собой наиболее ответственную позицию, с задачей на устранение Шарапова, если банда нарвется на засаду.
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». Автор оставил контроль решения об отказе от премии за пределами пьесы. И без контроля это весьма правильное и принципиальное решение об управлении советской экономикой было обречено на неудачу, если брать масштабы страны. Что и случилось в результате т.н. перестройки, через 10 лет после выхода фильма.
Этап 6. Анализ совещаний
- К. Кизи. «Пролетая над гнездом кукушки». СС по результатам анализа очередной беседы с пациентами, для сохранения контроля при необходимости определяет воздействия на пациентов лекарствами, а также электрошоком и как крайний случай – лоботомией.
- В. Г. Грабин. «Оружие победы». По ходу реализации проекта «порой конструктивные задачи или технология вносили новые коррективы в утвержденный план. Это делалось главным конструктором в рабочем порядке или выносилось повторно на техническое совещание».
- Братья Вайнеры. «Эра милосердия». Анализ проведенной сходки был бы неизбежен, если бы налет банды на сотрудников МУРа был бы успешен и Фокс оказался на свободе. Суждение предположительное.
- А. Гельман. «Протокол одного заседания». Анализ протоколов этого события локального масштаба показывает, что если бы такое решение парткома треста было поддержано аналогичными шагами по всей иерархии структур партии и государства, то судьба СССР была бы иной. Но подобными шансами надо уметь воспользоваться, к чему оказалась неспособной правящая верхушка страны.
Заключение
Автор отдает себе отчет, что на примере нескольких литературных источников и кинофильмов делать бесспорные обобщения было бы слишком самонадеянно, тем не менее, анализ материала позволяет сделать следующие предположения и выводы:
- Коллективная деятельность людей в организационных структурах, несмотря на их разнообразие (психиатрическая больница, КБ, банда, партком) в части совещаний осуществляется сходным образом
- При этом, в указанной литературе хорошо показано, как умелое использование руководителями инструментария совещаний во многом обеспечивает исполнение целевых функций данной организационной структуры
- В совещаниях, проводимых в различных организациях, можно выделить четко разделяющие стадии и этапы, которые полностью укладываются в 6-ти этапную схему, или, что более очевидно, в 3-х стадийную схему, если объединить этапы в стадии подготовки, проведения, контроля
- Во всех случаях совещания, представленные в литературных произведениях, глубоко встроены в основную деятельность рассматриваемых организационных структур, без совещаний их деятельность была бы серьезно ослаблена
- Учитывая сходство в этапах совещаний, проводимых в различных организационных структурах и их важность, то совершенствование совещаний следует начинать с четкого описания, осмысления и формализации указанных этапов в рамках регламента в качестве составной части корпоративной культуры данной организации