Форматы планов работ: автоматизированные формы планов

Структура автоматизированного плана работ

Рано или поздно в компании, у руководства или исполнителей, возникает желание автоматизировать плановую деятельность и поставить на контроль ход исполнения планов. Обычно сам подход к автоматизации не вызывает возражений, причем независимо от того, насколько обоснованными или реальными являются потребности в компьютерном планировании в данной компании.

Ниже представлен фрагмент плановых записей в автоматизированной системе. По сравнению с форматами планов из 6 полей, количество параметров в строке плана здесь достигает 10, и может быть достаточно просто увеличено.

Но в автоматизированных системах планирования с возможностью гибкого задания состава и структуры плановых записей скрывается и негативная сторона, а именно, перегрузка последних новыми полями. Потребности в них далеко не очевидны, а пользы может и не быть никакой, поскольку каждый дополнительный параметр потребует ручного ввода, содержательного контроля и анализа, что загружает и раздражает людей, не сильно при этом увеличивая функциональную мощь применяемой системы планирования.
При этом в компаниях с хорошо налаженной службой планирования и контроля все эти возможности по настройке планов под конкретные условия организации вполне могут быть полезными, особенно при развитой аналитической стороне планирования.

Отдельно следует остановиться на форматах планов из MS Project. Огромные возможности для планирования и контроля работ содержат различные специализированные системы, например, MS Project.
В подобных системах вводится понятие ресурсов, необходимых для исполнения работ, что открывает широкие возможности построения различных сетевых графиков и их оптимизации по тем или иным критериям, например, по срокам или по затратам.

Важной характеристикой таких промышленных систем планирования является возможность прогнозирования получения искомых результатов при заданных ограничениях. Для практических целей организации исполнения в них предусматривается многоуровневое иерархическое разбиение работ вплоть до элементарных в данном плане и четким контролем исполнения планов.
Но до использования систем типа MS Project в организации надо еще дорасти, освоить азы и начальные этапы планирования, организации и контроля работ, выявить реальные потребности в автоматизации планирования и наиболее востребованные функции этих продуктов, не стараясь использовать всю прикладную мощь этих систем только потому, что технически это можно сделать.
Следует напомнить также, что для применения подобных систем надо еще вырастить людей, которые будут вести эти планы, сделать автоматизированное планирование и контроль составной частью культуры предприятия.

При этом необходимо учитывать, что во многих случаях планы предприятий формируются на основе календарных планов работ (ведомостей исполнения), которые являются составной частью заключаемых компанией контрактов и договоров.
Этот фактор зачастую используется менеджментом как основание для того, чтобы считать собственное планирование работ (а значит, и задачи разработки видения и целеполагания) излишними и необязательными в менеджменте компании, что является грубейшей ошибкой для руководителя.