Контроль выполнения работ
Контроль работ – это обратная связь,
без которой любая организационная
структура обречена на распад
О контроле в менеджменте
Контроль является фундаментальной функцией менеджмента и в пределе должен носить универсальный и всеобъемлющий характер. При этом следует помнить о затратах на исполнение контрольных операций, поэтому на практике желание организовать тотальный контроль всегда ограничивается ценой вопроса и теми ресурсами, которые будут на этот контроль отвлекаться.
Можно отметить несколько источников информации для исполнения контрольных функций.
  • Записи плановых позиций из планов компании (подразделений, проектов)
  • Решения и поручения служебных совещаний или других коллегиальных органов управления компании
  • Отчеты и заключения по результатам аудита состояния работ в компании
  • Поручения руководства по резолюциям на входящих документах от внешних организаций, регистрируемых в канцелярии компании
  • Индивидуальные поручения от руководства (топ-менеджмента) компании по тем или иным аспектам деятельности компании
Такая множественность источников информации для контроля и соответственно, различия в важности и приоритетах контрольных операций порождает разнобой в действиях должностных лиц по отработке контрольных функций и следующих за ними корректирующих операций.
Возникает необходимость интеграции управленческих событий, связанных с контролем, создание и ведение своего рода сквозного единого журнала контрольных операций по планам, решениям и поручениям в компании.
Если считать ЕИОП основным информационным источником управленческих событий, то не менее важной задачей является оперативная привязка всех поручений, документов с резолюциями руководства, решений совещаний и т.д. к позициям ЕИОП. Это позволит более полно и точно оценивать фактические объемы и состояние выполняемых работ, прогнозировать их исполнение, своевременно обнаруживать зарождающиеся угрозы и проблемы с исполнением планов и т.д.
Для каждого управленческого события (УС) руководителем осуществляется определенная работа, по завершении которой изменяется информационное состояние пунктов ЕИОП — источников этих управленческих событий. Например, получив напоминание о просроченных работах, исполнитель выполняет эту работу и меняет ее признак в ЕИОП на состояние «выполнено». Или, при аудите завершенного проекта, руководитель и участники проекта обсуждают  результаты этой работы и готовят заключение – отчет по проекту, который прикрепляют к соответствующей позиции данного проекта в ЕИОП и также, соответственно, изменяют состояние этой работы в плане.
Смысл в том, чтобы каждое УС, исходящее от ЕИОП, после его отработки руководителем, давало результаты, которые, через петлю обратной связи, актуализируют и пополняют информационное содержание плана. При этом следует помнить, что в процессе исполнения одно УС может породить несколько производных УС, которые, после их отработки, также должны будут тем или иным образом отразиться в ЕИОП, вызывая изменение существующих пунктов плана, а также включение новых или удаление старых позиций.
Безусловно, все изменения в ЕИОП делаются в рамках установленных для данного лица полномочий доступа. Например, руководитель проекта может изменять записи только внутри данного проекта и не может, например, удалить сам проект из ЕИОП (потому, что не он давал добро на его включение в план).
Такой алгоритм использования ЕИОП достаточно быстро сделает план постоянно актуальным и переведет его на уровень основного источника управленческих событий, что даст руководителю возможность полного контроля над потоками УС и соответственно, над составом и интенсивностью значительной части собственной повседневной деятельности.
Более того, при этом для руководителя появляется возможность, путем планирования, в значительной мере заранее спроектировать свой состав УС, исходящих из ЕИОП, а значит, улучшить также и качество планирования. Это обеспечивается тем, что руководитель прямо заинтересован в таком перечне работ ЕИОП, который будет продвигать компанию к заявленным целям и при этом генерировать действительно необходимый перечень УС, позволяющий эффективно организовать свою повседневную деятельность, с исключением или минимизацией малозначащих, надуманных и второстепенных работ.
Прозрачность ЕИОП для других руководителей позволит управленческой команде координировать и взаимно подстраивать свою ПД, оптимизировать ее и направлять результирующие усилия общей повседневной работы на достижение целей компании.
Для иллюстрации, рассмотрим работу с управленческими событиями менеджера в компании с проектной организацией работ. Допустим, появляется некий проект. Он должен быть включен в состав ЕИОП. Если тот или иной менеджер является проектным руководителем, то его повседневная деятельность связана с управленческими событиями, характерными для проектной организации работ, а мониторинг проектов будет во многом заключаться в сборе и обработке управленческих событий.
По мере действий, производимых с  этой частью ЕИОП (в которой записан данный проект), система ведения ЕИОП автоматически начинает генерировать управленческие события. Обработка УС осуществляется, в той или иной степени, всеми участниками работ, членами команды и менеджерам проекта, в порядке исполнения их ПД.
В результате отработки УС изменяется состояние ЕИОП (например, в плане фиксируются факты выполнения работы, подготовки документов, подписания актов и т.д.).
В автоматизированной системе поддерживаются возможности фильтрации УС, а также может быть организована подписка на управленческие события, которая будет содействовать выбору необходимого уровня контроля и выравниванию осведомленности членов команды о ходе и событиях проекта.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники