Повышение эффективности совещаний как метод
повышения эффективности работы компании
Совещания являются важным методом управления бизнесом, однако их результативность не обеспечивается сама собой. Без систематических усилий со стороны руководителей и участников по организации и проведению совещаний, исполнению принятых решений и других подобных мер, совещания могут быстро превратиться в бессмысленные мероприятия, сопровождаемые пустой тратой времени и нервов участников. При этом современные «прозаседавшиеся» зачастую и не задумываются над ситуацией, считая совещания неизбежным злом, исходящим от руководства. Между тем, только прямые затраты времени участников даже на «хорошие» служебные совещания (а их мало кто оценивает) достигают довольно больших величин, что же говорить о “плохих”? А последствия невыполнения решений (которые никто не контролирует), «раздрай» в руководстве и на исполнительном уровне, возникающий после неорганизованных совещаний, личные ссоры, замусоривание повестки дня мелочевкой и второстепенными вопросами (при уклонении или игнорировании действительно важных)? Много чего можно указать негативного для людей и предприятий от «неправильных», неэффективных совещаний….
В улучшении совещаний, как минимум, заключена прямая и значительная экономическая выгода, связанная с более рациональным использованием “дорогого” рабочего времени руководителя и участников, а также с повышением качества принимаемых решений и более четким контролем за их исполнением. Сейчас компании для обеспечения задач управления, расходуют значительные средства на информатизацию. Однако, создавая перспективные комплексы аналитической обработки, автоматизируя управление бизнес – процессами, внедряя развитые интеллектуальные системы, на предприятиях очень часто не замечают тех источников эффективности, что находятся близко, под рукой.
Совещания очень близко находятся, это обыденная вещь, они всем известны, особенно руководству, от них ничего нового и хорошего не ждут. Это же не изощренные корпоративные порталы и базы данных или экзотические системы управления знаниями, с многомиллионными бюджетами, предложения по которым от ведущих ИТ-поставщиков льстят самолюбию, ласкают слух и воображение больших боссов.
По сравнению с такими перспективами заниматься улучшением совещаний как-то несолидно, да и что здесь можно улучшить? Ведь совещание во многом является производным результатом от личности руководителя, который породил (или приспособил, подстроил) это мероприятие под себя, установил подходящий ему порядок проведения, полностью управляет им, полностью отвечает за него и способен сам разобраться с недостатками, если они есть (так он считает). А ему предлагается опять расти над собой…
Да, служебные совещания относятся к сфере деликатных, тонких механизмов в работе руководителя. Но он — не единственный и не единоличный пользователь этого механизма. Есть еще и участники совещаний, от них очень многое зависит. Есть более высокий уровень управленческой иерархии, есть владельцы бизнеса, которые ожидают от руководителя искомых финансовых и других результатов. А ему, руководителю, подчас приходится разбираться и выстраивать процедуры своих же совещаний, в надежде, что при необходимости, он сам все устроит, как надо, попробует тот вариант, другой… И это при понимании, что метод проб и ошибок не самый подходящий способ управления компанией.
Поэтому я предлагаю свои услуги, свою помощь, которая существенно сократит необязательные для руководителя поиски совершенства в служебных совещаниях, и позволит ему, используя мои методические материалы и рекомендации, в сжатые сроки и с гарантированным результатом выстроить свои процедуры подготовки, проведения и контроля совещаний, с целью превратить служебные совещания в действующий эффективный инструмент для эффективного управления компанией.
Этапы оказания услуг
Консалтинговые услуги осуществляются в 4 этапа.
На первом этапе проводится встреча с руководством компании, выявляются основные «узкие места» и потребности в совершенствовании служебных совещаний предприятия.
Продолжительность этапа – одна неделя.
На втором этапе, в порядке уточнения и расширения материалов первого этапа, проводится встреча с вовлеченными в процесс сотрудниками и детальным обсуждением вопросов организации, проведения и контроля совещаний.
Продолжительность этапа – одна неделя.
На третьем этапе разрабатывается отчет и предложения по совершенствованию процессов служебных совещаний, их регламентации и автоматизации.
Продолжительность этапа – одна неделя.
На четвертом этапе, после ознакомления заказчика с материалами, отчет дорабатывается и представляются заказчику в форме отчета, включающего проект Регламента совещаний и План реализации предложений по совершенствованию служебных совещаний на предприятии.
Продолжительность этапа – одна неделя.
Для обсуждения вопросов и предложений с заказчиком и тренингов может использоваться инструменты удаленного взаимодействия, вебинары, скайп.
Общий плановый срок проведения консалтинга – 4 недели
Стоимость консалтинговых услуг – смотрите в прейскуранте
Предложение с оплатой за счет полученной эффективности, по конечному результату
Работа проводится в два этапа.
На первом этапе
Проводится встреча с руководством компании и вовлеченными сотрудниками, дается оценка исходного уровня совещаний, выявляются основные «узкие места», источники потерь времени и причины недостаточной эффективности совещаний, определяются направления совершенствования служебных совещаний предприятия.
Результат: отчет и предложения по совершенствованию совещаний, включая:
а) анализ исходного уровня совещаний и оценка существующих трудозатрат на совещания по всем уровням управленческой иерархии предприятия
б) предложения по устранению первоочередных, очевидных ошибок и потерь на совещаниях
в) предложения по регламентации совещаний
г) предложения по автоматизации совещаний
д) предложения по обучению (тренингам) сотрудников (руководителей, секретарей и участников совещаний) по тематике совещаний
д) предложения по встраиванию совещаний в контур управления компанией
е) предложения по мониторингу и дальнейшему совершенствованию совещаний
Продолжительность этапа: 1 месяц.
На втором этапе
После обсуждения материалов отчета с руководством предприятия, доработкой и утверждения отчета, составляется рабочая программа совершенствования совещаний, на основе которой проводится работа по устранению выявленных первоочередных “узких мест” совещаний, по регламентации и автоматизации процессов совещаний, а также по обучению сотрудников.
Результат: новая оценка эффективности совещаний, включая оценку затрат времени, эффективности и результативности совещаний.
Эффект выполненной работы рассчитывается путем сопоставления исходной и полученной эффективности совещаний, с оценкой трудозатрат на совещания перед работой и после проведения всех согласованных мероприятий по совершенствованию совещаний, с пересчетом на годовую эффективность.
Продолжительность этапа: 2 месяца.
Все работы проводятся согласно соответствующему договору, с оплатой по конечному результату – достигнутому у заказчика повышению эффективности и сокращению трудозатрат на служебные совещания.
Общий плановый срок выполнения работ – 3 месяца.
Заказ консалтинга
Традиционный заказ.
Для заказа консалтинга можно обратиться в компанию «АВТОМАТИЗАЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА» с запросом на этом сайте (этот раздел или раздел Контакты), написать по адресу info@auto-management.ru или позвонить по т. +7(495) 922-18-21
Другой путь заказа (лучший вариант) – через скайп.
1) Вы находите меня в скайпе (мой ник: akudr48), мы согласуем время и обсуждаем интересующие Вас вопросы совершенствования совещаний
2) По результатам обсуждения я подготовлю и направлю на Ваш e-mail коммерческое предложение на проведение консалтинга с программой работ и ссылку для оплаты консалтинга.
3) После внесения платежа мы договариваемся об удобном времени и режиме работы. Общение происходит по skype, телефону, e-mail, через вебинарную комнату.
4) Возможны личные встречи, консультации и обучение, тренинг у заказчика (обговаривается отдельно и по другой стоимости).
Работа без посредников – залог результативности консалтинга.
С моей стороны буду я, Александр Кудряшов.
До встречи.