АВТОМАТИЗАЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА
Тел: +7 495 922-18-21

Типовые ошибки и «узкие места» совещаний

Здесь вы можете получить информацию по основным типовым ошибкам, недостаткам, «узким местам» и потерям, сгруппированным по этапам служебных совещаний.
1. Ошибки организации совещаний
№ппОшибки, недостатки, потери, «узкие места» совещанийМеры по устранению или предупреждению недостатковПримечания
1Совещания заранее не планируются, даты назначаются произвольно, участники несвоевременно оповещаютсяПланировать совещания на период от 3-х месяцев до года и оповещать участников
2Состав участников определяется «по случаю», участники не знают, пригласят ли их на очередное заседаниеОпределить «ядро» постоянных участников и приглашать остальных на конкретные вопросы
3Отсутствие понятного участникам порядка при формировании повестки дня совещанийРазработать регламент либо «памятку» по проведению совещаний, где отразить вопросы повестки дня
4Повестка дня не привязана к стратегическим целям, планам и актуальным проблемам организацииПроводить совещания с привязкой повестки дня к основным проектам, контрактам и планам предприятия
5Выбранное помещение не приспособлено к совещаниям, плохая акустика, нет или не работают технические средства (проектор, микрофон, доска и т.д.)Улучшить условия в помещении для совещаний, обеспечить оснащение необходимыми техническими средствами
6Заранее не определены роли участников, руководителя и секретаря совещанийОпределить роли участников в регламенте или памятке
7Не сформулированы основные цели совещаний и не заданы их виды (информационные, диспетчерские, проблемные)Сформулировать цели и виды совещаний в регламенте или памятке
8Не задан порядок приглашения на совещания. Приглашают всех, исходя из должности, чтобы никого не обидеть, либо на каждом совещании заново набирают участниковОпределить ядро постоянных членов совещания и приглашаемых в регламенте или памятке
9Не согласованы и не зафиксированы формат и структура повестки дня совещаний, форматы принимаются в процессе совещанийУстановить формат повестки дня совещаний в регламенте или памятке
10Не подготовлен план или сетка проведения совещаний на определенный период времени Подготовить план – график совещаний и включить его (желательно) как раздел в единый план работы компании
11Не разработан регламент или памятка по проведению совещанийЭто причина многих проблем. Разработать, согласовать и утвердить регламент или памятку по проведению совещаний
12Возникают накладки, когда приходится проводить несколько совещаний одновременно Разработать и согласовать опорный график совещаний, стремиться уложить все совещания в этот график
13Не разработаны рекомендации на продолжительность докладов и выступлений в пренияхВключить рекомендации по продолжительности докладов и выступлений в прениях в регламент (памятку), с учетом общего времени типовых совещаний
14Участники совещаний не учились основным принципам проведения совещаниям, не прошли тренинг Организовать и провести тренинг по эффективным совещаниям с учетом особенностей компании
15Случаи экстренной необходимости совещания, срочное проведение совещанийНе перекраивать сетку, а включать или совмещать в ней экстренные совещания, можно через включение в повестку дня новых вопросов , рассматривая их как внеочередные
16Соблазн переноса совещаний из-за неготовности докладчиков Лучше не рассматривать вопросы, по которым нет должной готовности, чем отменять совещание по этой причине, или вследствие отсутствия докладчика или даже руководителя (совещание проведет его заместитель)
17Приходится отрывать сотрудников от работ для срочной подготовки начальника к совещаниямПланировать совещания и доводить эти планы до участников и до сотрудников для заблаговременной подготовки вопросов
2. Ошибки подготовки совещаний
№ппОшибки, недостатки, потери, «узкие места» совещанийМеры по устранению или предупреждению недостатковПримечания
1Повестка дня определяется (в т.ч., путем импровизации) на месте руководителем совещания Заблаговременно подготовить и разослать участникам повестку дня совещания
2Цели совещания не определены или непонятны участникам, неясно, зачем собиратьсяУточнить цели конкретного совещания, установить цели совещаний при подготовке регламента или памятки совещаний
3Повестка дня, отчеты и материалы совещаний отсутствуют или поздно рассылаются участникамЗаблаговременно проверить наличие материалов и их рассылку
4Перегруженная повестка дня, содержит больше пунктов, чем можно обсудить в заданное время Сократить повестку дня, при необходимости, провести дополнительное совещание
5Слишком короткая повестка, содержит мало пунктов для приглашенных участников, для этих вопросов нет необходимости приглашать полный состав участников Определить ядро постоянных участников совещания и приглашаемых по конкретным вопросам
6Подготовленность докладчиков и наличие материалов совещания не проверяетсяЗаблаговременно проверить наличие материалов и готовность докладчиков, вести мониторинг исполнительской дисциплины
7Не практикуются письменные отчеты по вопросам и поручениям совещания, из-за якобы больших трудозатратПисьменные (очень краткие) отчеты позволят отойти от зачастую бесплодного разговорного жанра, занимающего почти 100% времени на иных совещаниях и заняться конкретным анализом документов
8Помещение не заказано или не приспособлено к совещаниям, недостаточно стульев, слабое освещение, плохая акустика, и т.д.Заблаговременно проверить и обеспечить готовность помещения
9В помещении отсутствуют или не работают технические средства обеспечения совещаний (проектор, экран, компьютер, микрофон и т.д.)Заблаговременно проверить и обеспечить готовность технических средств в помещении
10Для участников совещания не приготовили воды, стаканчики для питья, ручки, бумагу и т.д.Заблаговременно проверить и обеспечить готовность воды, ручек, бумаги и т.д. Затраты небольшие, а польза большая.
11Внешние участники не предупреждены заранее, порядок прохода в организацию неизвестен, пропуска не заказаны и т.д.Заблаговременно проверить состояние с пропусками и встречающими
12В одной повестке дня замешиваются стратегические и проблемные вопросы, требующие хорошей подготовки и обсуждения, вместе с проходными, рабочими пунктами, что снижает концентрацию участниковСледует разделить зоны рассмотрения вопросов по уровням иерархии управления компании, а также стремиться разделить по разным совещаниям проблемные вопросы от текущих
13Руководитель не проверил готовность и не переговорил с ключевыми докладчиками до совещанияПереговорить с ключевыми докладчиками, снизить возможность появления «неожиданностей» в обсуждении вопросов и принятии решений
14Повестка дня не привязана к планам и актуальным проблемам организацииФормировать повестку дня исходя из планов компании и важных текущих вопросов
15Повестка дня не структурирована по важности вопросов или по их длительности или по другим признакамСтруктурировать типовую повестку дня на этапе организации совещаний с уточнениями при подготовке
16На совещание приглашается слишком мало (много) участниковОпределить ядро постоянных участников совещания и круг приглашаемых по конкретным вопросам
17Не заданы ограничения на общую продолжительность совещания и на время выступления с докладами и прениями Задать в регламенте (памятке), напомнить об этом перед совещанием, четко соблюдать по ходу
18Иногда считают, что включить вопрос в повестку дня совещаний – значит затянуть важное решение. Они предпочитают действовать в обход совещания для решения «своих» вопросов Не следует действовать в обход совещания ради некоторой экономии времени, надо соблюдать порядок формирования повестки дня совещаний
19Назначенное совещание вдруг отменяется без объяснения причинВыдерживать план-график совещаний, всегда пояснять основания для отмены совещания и принести извинения участникам
3. Ошибки проведения совещаний
№ппОшибки, недостатки, потери, «узкие места» совещанийМеры по устранению или предупреждению недостатков 
1Неявки и опоздания участников совещанийНе прощать и жестко административно реагировать на такие проявления недисциплинированности и неуважения

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Поиск по рубрикам

Счетчик

Яндекс.Метрика

Сайт Фонда «Лицо ребенка»

Портал ДЧЛХ