В схеме управления совещаниями установлены следующие 6 процессы или этапы
Этап №1 – организация совещаний – определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний
Этап №2 – подготовка совещаний – рассылка напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.
Этап №3 – проведение совещаний – обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня
Этап №4 – завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола
Этап №5 – контроль исполнения решений совещаний – мониторинг поручений совещания, фиксация результатов исполнения, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания
Этап №6 – анализ материалов совещаний – анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний
В зависимости от конкретных условий проведения совещаний в компании, состав этапов может быть изменен.
Основные этапы совещаний
Этап №1 – организация совещаний – определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний
Этап №3 – проведение совещаний – обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня
Этап №2 – подготовка совещаний – рассылка напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.
Этап №4 – завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола
О бизнес – схеме совещаний, стадиях
Подготовка = Организация + Подготовка
Проведение = Проведение + Завершение
Контроль = Контроль + Анализ