Методика повышения эффективности совещаний

 

Для улучшения ваших совещаний бывает достаточно и волевых усилий руководителя, что потребует от него соответствующего времени, планирования мероприятий и действий, зачастую не оптимальных.

Для того, чтобы не двигаться путем проб и ошибок, мы предлагаем пошаговую инструкцию по повышению эффективности совещаний, с рекомендациями по использованию для этого каждой компоненты комплексного инфопродукта «Эффективные совещания».

Используйте для совершенствования совещаний чек – листы, описания, методики, рекомендации и другие материалы комплексного инфопродукта «Эффективные совещания».

Совокупность работ по повышению эффективности совещаний целесообразно оформить в виде проекта и включить этот проект в план работ компании.

Пошаговая схема совершенствования совещаний

Шаг 1. Предварительный качественный анализ эффективности совещаний и принятие решения о совершенствовании процессов совещаний в компании.
Для этого проведите с помощью чек-листа независимый (можно и анонимный) опрос участников совещаний и обработайте полученные результаты.

Если вы найдете, что ваши совещания нуждаются в совершенствовании – переходите к дальнейшим шагам.

Шаг 2. Разработка схемы процессов совещаний на основе общей функциональной схемы и типовых этапов (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) и адаптация этой схемы к условиям компании.

Составьте на основании материалов инфопродукта собственную схему процессов совещаний и руководствуйтесь этой схемой.

Шаг 3. Уточненная диагностика и количественная оценка исходного уровня эффективности совещаний.

Выявите, обсудите и подготовьтесь к устранению обнаруженных при этом первоочередных явных, очевидных  ошибок и потерь на совещаниях.

Шаг 4. Разработка (уточнение) и апробация организационных документов совещаний: регламента совещаний с учетом принятой схемы процессов совещаний, разработка памятки по совещаниям, разработка шаблонов повестки дня и протокола совещаний. Автоматизация совещаний на основе принятых организационно – распорядительных документов.

Создайте и обсудите эти документы, примените их на совещаниях, в условиях автоматизации совещаний. Устраните выявленные недостатки, ошибки и потери, уточните эти документы.

Шаг 5. Тренинг участников совещаний с учетом принятой схемы, регламента, форматов повестки дня и протокола совещаний с настройкой курса обучения на условия заказчика.

Проведите тренинг для всех участников, включая секретаря и руководителя совещаний. Тренинг проводится как в  очной форме, так и в формате вебинара, с телеприсутствием слушателей.

Обсудите на тренинге сильные и слабые стороны новой схемы совещаний и уточните организационные документы.

Шаг 6. Встраивание совещаний в контур управления компанией. Разработка (уточнение) контура управления компании с включением инструментария совещаний в увязке с системой планирования и контроля исполнения  компании.

Особенно важна взаимная увязка в  системах совещаний и планирования, чтобы был обеспечена актуализация плановых позиций в повестках дня совещаний с одной стороны, и решений из протоколов совещаний в плановых позициях –  с другой.

Шаг 7. Постоянный мониторинг, оценка уровня эффективности и совершенствование совещаний.

Организуйте регулярную  проверку качества ваших совещаний. Своевременно обнаруживайте «узкие» места и устраняйте их.

Полный текст методики повышения эффективности совещаний содержится в составе инфопродукта Эффективные совещания.

Держите на высоте и в исправности ваши совещания – этот важный инструмент руководителя в деле управления  компанией!