Вы приняли решение и добились заметного повышения эффективности совещаний. Приложили усилия и получили результат, например, на 20% сократили время, затрачиваемое на них, повысили отдачу от всех участников совещаний, научились корректной и деловой совместной работе в процессе обсуждения.

А что дальше? Как повлияют ваши усовершенствованные совещания на работу компании? Существует ли потенциал повышения эффективности компании через посредство совершенствования совещаний?

Сама работа над совершенствованием совещаний может быть хорошим поводом задуматься о других бизнес-процессах управления с целью повышения эффективности компании и к этому есть серьезные основания, поскольку те преимущества, которые дают эффективные совещания, явно выходят за пределы комнаты совещаний.

Каждое из таких преимуществ (сокращение потерь времени, улучшение коммуникаций, четкая фокусировка на проблемах и т.д.) прямо или косвенно служит задаче совершенствования управления компанией. Но это влияние не проявляется автоматически в показателях эффективности предприятия.

Для того, чтобы факторы эффективных совещаний способствовали совершенствованию менеджмента компании (подразделения, проекта), необходимы соответствующие усилия и корректировки в привычных бизнес – процессах управления компанией, что и является предметом рассмотрения в данной книге.

Если в общем виде привести факторы эффективности, указать выигрыш, который получит предприятие от комплексного использования предлагаемых решений по устранению ошибок, структуризации процессов совещаний, автоматизации, регламентации и тренингам в области организации и проведения служебных совещаний,  то такой список может выглядеть следующим образом.

1. Сокращение потерь времени участников за счет заблаговременного планирования совещаний, своевременного информирования участников о текущей повестке дня, оперативного обеспечения материалами к совещанию и выдачи его протокола в рамках текущего совещания

2. Совершенствование порядка организации и проведения совещаний, тесная увязка повестки дня с основной деятельностью компании, обеспечение целенаправленного выбора рассматриваемых вопросов и концентрация участников на актуальных проблемах предприятия

3. Улучшение управляемости компанией путем повышения уровня исполнительской дисциплины, за счет всестороннего контроля исполнения решений, а также анализа единой базы протоколов и материалов совещания

4. Полный учет и контроль исполнения всех поручений, выдаваемых руководителями, независимо от источника (поручения совещаний, поручения по документам, устные поручения и т.д.)

5. Налаживание внутрифирменных коммуникаций, сокращение потерь рабочего времени при взаимодействии между сотрудниками, оперативная консолидация «нужных людей в нужное время для решения нужных вопросов»

6. Четкая координация деятельности подразделений и сотрудников, оперативное доведение решений «сверху – вниз», до исполнителей, а также учет и передача информации, поступающей «снизу – вверх», к руководству

7. Системное решение актуальных вопросов посредством проведения скоординированных совещаний топ-менеджмента, а также на уровне подразделений и рабочих групп, создание своего рода социальной сети для взаимодействия участников совещаний

8. Регламентация работы сотрудников, обеспечение ритмичности, повторяемости и сопоставимости процессов и на этой основе – постоянное совершенствование управления совещаниями и деятельностью компании (подразделения, рабочей группы) в целом

9. Снижение затрат на офисное обеспечение совещаний, сборы участников, на распечатку и рассылку протоколов и материалов, на приглашения, телефонные переговоры и т.д.

10. Развитие культуры предприятия, взаимное обучение, обмен опытом и знаниями сотрудников за счет ведения и использования единой базы по темам, вопросам, поручениям и материалам совещаний в компании

Ниже приводится оглавление данной книги.

Введение

1. Служебные совещания в контуре управления компании

2. Факторы эффективности совещаний

3. Об эффективности и результативности совещаний

4. Количественная оценка служебных совещаний

5. Как эффективные совещания повышают эффективность компании

5.1.   Планирование работ

5.2.   Учет управленческих циклов

5.3.   Всесторонний контроль деятельности компании

5.4.   Выработка и принятие управленческих решений

5.5.   Раннее предупреждение об угрозах компании

5.6.   Разрешение кризисных ситуаций

5.7.   Коммуникации и создание единого информационного пространства

5.8.   Управление совокупностью совещаний в компании

Заключение

Полный текст книги поставляется в составе инфопродукта Эффективные совещания.