«Эффективные совещания для эффективного управления компанией»

В настоящее время уровень служебных совещаний на многих предприятиях остается низким и характеризуется большими потерями, что негативно отражается на качестве управления. Зачастую совещания превращаются в ритуальные мероприятия, сопровождаемые пустой тратой времени и нервов сотрудников. При этом современные  «прозаседавшиеся» и не задумываются над ситуацией, считая совещания неизбежным злом, исходящим от начальства. Плохо организованные совещания являются не только источником значительных потерь времени сотрудников, но и мощным фактором дискредитации руководства, а иногда и действенным методом дезорганизации управления компанией.

Назначение и участники тренинга

Тренинг предназначен для руководителей компаний, их заместителей, секретарей и помощников, руководителей подразделений, проектов, рабочих групп, других сотрудников, которые, по роду своих обязанностей, регулярно проводят или участвуют в совещаниях. На вебинаре будут представлены решения, позволяющие сократить потери времени участников совещаний, улучшить внутрифирменное взаимодействие, повысить уровень исполнительской дисциплины, поднять результативность совещаний и качество планирования и управления компанией в целом.

Программа тренинг – курса

Совещания, их виды, достоинства и недостатки

1. Цена совещаний для компании

2. Служебные (оперативные, деловые) совещания

3. Назначение и достоинства совещаний

4. Потери, “узкие” места и типовые ошибки совещаний

5. Эффективность и результативность совещаний

Функциональная схема управления совещаниями

1. Стадии и этапы совещаний

2. Анализ и рекомендации по организации совещаний

3. Анализ и рекомендации по подготовке совещаний

4. План – график совещаний

5. Форматы повестки дня и протокола совещаний

Проведение, контроль и анализ совещаний

1. Анализ и рекомендации по проведению совещаний

2. Анализ и рекомендации по завершению совещаний

3. Анализ и рекомендации по контролю совещаний

4. Решения и поручения совещаний

5. Оценка исполнительской дисциплины

6. Рекомендации по анализу результатов совещаний

Автоматизации управления совещаниями

1. Структура системы автоматизации

2. Основные функции по этапам совещаний

3. Учет трудозатрат на совещаниях

4. Ведение статистики совещаний

5. База данных совещаний

6. Совещания с применением видеоконференцсвязи

Регламентация совещаний

1. Разработка регламента совещаний

2. Адаптация типового регламента совещаний к условиям предприятий

3. Структура типового регламента

4. Регламентация в условиях автоматизации совещаний

5. Памятка о совещаниях

6. Контроль использования и актуализация регламента

Комплексный подход к совершенствованию совещаний

1. Анализ совещаний и оценка исходного уровня эффективности совещаний

2. Выявление и устранение очевидных ошибок и потерь

3. Регламентация совещаний

4. Автоматизация совещаний

5. Тренинг (обучение) участников совещаний

6. Встраивание совещаний в контур управления компанией

7. Мониторинг и совершенствование совещаний

   
   Кейс Случай на совещании.

   Разбор ситуации, когда группа сотрудников подразделения активно использовала механизмы служебных совещаний, интригуя против нового руководителя, который принял игру, нашел способы корректного противодействия атаке и одержал победу, с публичным подтверждением победы на совещании.

 

Результаты курса

Освоение и применение на практике предложенных в курсе методов и подходов к совершенствованию совещаний позволит слушателям получить следующие основные результаты:

• Оценить исходную эффективность совещаний, выявить и устранить наиболее крупные недостатки, “узкие” места и потери на совещаниях

• Разработать регламент (памятку) совещаний, улучшить порядок организации и проведения совещаний, сократить потери времени и нервов участников

• Устранить информационное неравенство в компании, нацелить участников на выработку и анализ решений, повысить качество решений  совещаний

• Улучшить исполнительскую дисциплину сотрудников, повысить в целом корпоративную культуру компании

• Встроить совещания в контур управления предприятием, поднять уровень планирования и контроля работ, и в целом, управления компанией

• Вести анализ статистических характеристик совещаний, включая время заседаний, трудозатраты и «цену» совещаний

• Поддерживать базу данных по всем совещаниям, протоколам, участникам, темам, поручениям и материалам повестки дня