Учет управленческих циклов при планировании работ
Восходит солнце, и заходит солнце, и на место свое поспешает,
Чтобы там опять взойти;
Бежит на юг и кружит на север, кружит, кружит на бегу своем ветер,
И на круги свои возвращается ветер;
…………………………………………..
Что было, то и будет, и что творилось, то творится,
И нет ничего нового под солнцем.
Соломон, Экклезиаст
К повседневной деятельности (ПД) обычно относят текущие действия менеджмента по управлению компанией, отдельными подразделениями, направлениями работ, проектами, процессами, причем эти действия обычно являются составной частью должностных обязанностей сотрудников и регламентируются соответствующими положениями и инструкциями.
Повседневная деятельность руководителей различного уровня во многом основана на работе с управленческими событиями (УС). Под управленческими событиями понимаются мероприятия, поручения, совещания, документы внутренней и внешней переписки, электронная почта, информация из корпоративных систем управления, входящие и исходящие телефонные звонки и другие события, касающиеся вопросов управления предприятием, его подразделениями, проектами и т.д., в которых тот или иной менеджер принимает прямое или косвенное участие.
Сообщение электронной почты или телефонный звонок, на которые нужно ответить, очередной документ, который необходимо рассмотреть, приглашение на совещание, к которому следует подготовиться и другие события инициируют деловую активность руководителя. Следствием чего являются соответствующие усилия и затраты рабочего времени. С этой точки зрения управленческие события генерируют определенные единицы работы для руководителя, образующие поток работ повседневной деятельности.
На первый взгляд, повседневная деятельность представляет собой поток УС, лишенный признаков закономерности, состоящий из работ, которые случайным образом обрушиваются на руководителя, создавая известное напряжение «текучки», когда делается вроде бы много, менеджер крутится, как белка в колесе (циклично), а искомого результата как не было, так и нет.
Но обычно эти события систематически повторяются, с той или иной периодичностью и в них можно увидеть как общую часть, практически одинаковую для большинства компаний и предприятий, так и специфические процессы, свойственные конкретным организационным структурам из различных отраслей.
С опытом, из хаоса случайностей, обычно вырисовывается картина системности в управленческих событиях, поступлении документов, выполнении работ, поручений, подготовке отчетов и т.д. Постепенно становится ясно, что подавляющая часть УС носит далеко не произвольный характер, а отражает реалии жизни, внутренние процессы, иногда скрытые, как небольшой компании, так и гигантов рынка. С опытом, при внимательном взгляде руководителя на происходящее, начинают просматриваться причинно – следственные связи между событиями, уясняется типовая последовательность УС, обнаруживается повторяемость управленческих событий и вызываемых ими бизнес – процессов.
Правильно распознав и уяснив цикличность, руководитель может предвидеть и планировать управленческие события, а значит, лучше исполнять свою повседневную работу.
