Виды управленческих циклов
Начнем с примеров очевидных циклов естественно – календарного происхождения.
Основной период – сутки. Начало рабочего дня, еженедельник открыт, компьютер включен, так много хочется сделать. Только просмотрел привычные новостные ленты из Интернет и начал настраиваться на работу, но раздается первый телефонный звонок, поступает неожиданная информация, запланированные дела отменяются, график перекраивается, так начался рабочий день…
А на завтра все опять повторится сначала.
Недельный цикл – подготовка текущей отчетности, оперативка у руководства, получение ценных указаний, затем совещание со своими подчиненными, исполнителями, встречи с заказчиками и т.д., с почти точным повторением событий на следующую неделю.
В конце месяца – контроль выполнения планов, совещание с подразделениями, отчетность по договорам, учет платежей по договорам, разбор завершенных работ и т.д. С точки зрения состава работ следующий месяц будет почти аналогичным прошедшему. А там уже и квартальные мероприятия недалеко.
Как всегда, неожиданно завершается год, приходит декабрь, подведение итогов, плотная работа с заказчиками и соисполнителями, разработка и обсуждение концептуальных документов, стратегических и оперативных планов на следующий год и т.д., а потом – все опять повторится сначала.
Везде здесь, на суточных, недельных, месячных и иных календарных интервалах, существует определенная повторяемость управленческих событий. При этом наблюдается сходство по форме УС, но, естественно, не их прямое воспроизводство, поскольку внутренняя и внешняя обстановка для руководителя и компании изменяется на каждом из этих этапов, следовательно, фактически развивается итеративный процесс ПД.
Википедия так определяет итерацию: (лат. iteratio — я повторяю) — в широком смысле слова: термин, обозначающий повторение какого-либо действия, явления или процесса. В узком смысле слова наиболее часто применяется для описания поэтапного процесса, в котором результаты выполнения группы операций в рамках каждого этапа используются следующим этапом.
Можно указать и другие основания для нахождения цикличности в повседневной деятельности.
Например, при выполнении проектов, различных по содержанию, но по форме подчиняющихся единым требованиям и регламентам, принятым для проектного управления. При этом каждый проект разбивается на одинаковые этапы, исполнение которых контролируется сходным образом, с унифицированной отчетностью, и т.д., что создает для менеджера предсказуемый поток управленческих событий и позволяет ему управляться одновременно с несколькими проектами.
Другой источник цикличности связан с наличием периодичности в активности внешнего окружения компании, например, налоговая проверка, при которой для руководства предприятия просто неизбежной становится известная типовая последовательность, цикл действий в этих условиях.
Повторяемость в ПД руководителей проявляется и в тех случаях, когда приходится реагировать на действия конкурентов, например, выводящих на рынок конкурирующий продукт или проводящих агрессивную ценовую политику, что приводит к потере заказов и вынуждающих компанию к определенным, часто уже известным, ответным действиям.
Вопросы выпуска новой редакции организационно – распорядительской документации компании, в связи, например, с изменением нормативной базы или штатной структуры также укладываются в повторяющуюся последовательность мероприятий.
Опытный руководитель обычно озаботится заблаговременной подготовкой стандартных программ реагирования на случай возникновения разного рода кризисных ситуаций, начиная от действий при пожаре, при стихийных бедствиях, проблем из-за отключения компьютерной сети и т.д.
Существуют также циклы причинно – следственной природы. Например, в конце года объем невыполненных обязательств возрастает, нагрузка на исполнителей растет, качество работ падает, трудозатраты на устранение замечаний увеличиваются, множится количество невыполненной работы и т.д., в начало цикла. Эти циклы с положительной обратной связью по управлению, быстро приводят компанию в кризисное состояние и задача ПД руководителей – своевременно выявить и погасить развивающиеся негативные процессы, в т.ч., путем перевода причинно – следственных циклов в календарные.
Теоретически ясно, что в этих случаях был бы полезен определенный стандартизированный набор действий по каждому типу итеративно – циклических процессов, но до практической реализации таких замыслов дело доходит редко. Поэтому зачастую компания начинает борьбу с различными вновь водящими вводными каждый раз как будто заново, проводя на ходу необходимую подготовку и планирование по существу уже знакомых итеративно – циклических процедур.
Менеджмент и управленческие циклы.
Существует и описан целый ряд других циклов, подходящих для научной деятельности, управления проектами, обучения и т.д. Наука менеджмента занимается этим серьезно. Настолько, что при первом обращении к теории читатель вдруг обнаруживает, как герой Мольера (который не знал, что 40 лет говорил прозой), что он и сам, кажется, уже широко использует итеративно – циклические методы управления. Выглядят эти схемы привлекательно и просто, хотя самостоятельно создать на их основе практически полезные инструменты для управления компанией достаточно трудно.
Широко известны такие итеративно – циклические системы, как циклы Деминга (PDCA), Бойда (OODA). Коротко о цикле Деминга PDCA («Plan-Do-Check-Act»). Это циклически повторяющийся процесс подготовки, принятия, исполнения и контроля результатов решений. PDCA представляет собой алгоритм действий руководителя по управлению определенным процессом и достижению его целей. Цикл включает процессы:
-
Планирование (Plan) – установление целей, планирование работ, распределение необходимых ресурсов;
-
Выполнение (Do) – выполнение запланированных работ;
-
Проверка (Check) – контроль хода выполнения и его результатов, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений;
-
Воздействие (Act) – корректировка, принятие мер по устранению причин отклонений, перепланирование работ и ресурсов.
Из практики военного летчика полковник ВВС США Дж.Бойд разработал цикл (петлю) Бойда (OODA). Цикл состоит из четырех составляющих: Observe («наблюдай»), Orient («ориентируйся»), Decide («решай») и Act («действуй»). Существуют его простейшая версия и расширенная версия. Составляющие цикла OODA:
-
Наблюдение (observation) – преобразование изменений во внешней среде в форму сигналов-данных, которые могут быть использованы в последующем;
-
Ориентация (orientation) – когнитивный процесс оценки данных в соответствии с контекстом, наделение данных смыслом (sensemaking), преобразование данных в информацию, анализ и синтез данных для формирования текущей ментальной перспективы (модели);
-
Решение (decision) – выбор альтернатив из ряда возможных, определение последовательности действий на основе текущей ментальной перспективы (модели);
-
Действие (action) – физическое исполнение принятых решений, воздействие на окружающую среду.