Планирование: стандартизация циклов управления

Стандартизация циклов управления

Но как практически поставить управленческие циклы на службу управленцам, менеджменту и компании в целом? Для этого начинать следует с выявления, описания и стандартизации календарных циклов и последующим планированием для них соответствующих типовых управленческих мероприятий. При этом важно обеспечить взаимное согласование повседневной деятельности различных руководителей, начиная с топ – менеджмента, что можно сделать в рамках формирования единых для компании стандартных циклов управления (СЦУ), включающих как календарные (суточные, недельные, месячные, квартальные, годовые), так и циклы иной природы.
Стандартизацию необходимо регламентировать и проводить от крупных циклов, например, годовых, подробно расписывая в плане компании наиболее значительные, важные и неизбежные управленческие мероприятия с обязательным включением в план процессов из цикла Деминга PDCA.
Например, разработка плана предприятия на год потребует нескольких итераций (разработка проекта плана, обсуждение и доработка по замечаниям, защита плана, утверждение и ввод плана в действие).
Рассмотрим формирование плана предприятия на год. Во времени этот цикл СЦУфпр может выглядеть следующим образом (содержит 4 квартальных управленческих события, для каждого из которых создается подчиненный СЦУ), т.е.,

СЦУфпр = СЦУ1 + СЦУ2 + СЦУ3 + СЦУ4, где

• СЦУ1– 1 квартал, цикл подведение итогов выполнения планов предыдущего года

• СЦУ2– 2 квартал, подготовка предложений к плану следующего года

• СЦУ3– 3 квартал, разработка проекта плана следующего года

• СЦУ4– 4 квартал, утверждение плана следующего года

Очевидно, что каждый составляющий цикл, в свою очередь, может содержать вложенные циклы, состоящие из множества управленческих событий, обрабатываемых на подчиненных уровнях иерархии.
Например, стандартный цикл по подведению итогов года может включать:

СЦУ1 = СЦУси + СЦУпд + СЦУпс, где

• СЦУси– сбор необходимой отчетной информации

• СЦУпд– подготовка отчета и доклада для руководства

• СЦУпс– проведение совещания по итогам года

Детализировать можно и далее, по каждому стандартному циклу, спускаясь до единичных управленческих событий. На практике обычно ограничиваются перечнем существенных для данного уровня менеджмента событий. Подобные итерации составляют сетку событий на управленческом календаре компании и основу для более детального планирования работ компании и подразделений, путем включения соответствующих разделов плана в общий план от задействованных руководителей и исполнителей. Далее, на следующем интервале планирования, этот управленческий цикл повторяется, а поскольку процессы воспроизводятся, они могут быть измерены, оценены и усовершенствованы.

Возможно и движение снизу, при этом инициативы подразделений или отдельных исполнителей в виде перечня конкретных работ не просто фиксируются в плане произвольным образом, а сознательно встраиваются в месячные, квартальные или годовые циклы работы предприятия.