Форматы планов работ: план из 6 полей

Формат планов из 6 полей.

В начальный период деятельности многих коммерческих структур, пока еще не закаменевших во множестве нужных и ненужных регламентов, в описаниях бизнес – процессов, должностных инструкциях, руководители прибегают к самой минимальной с точки зрения сложности формирования структуре записей планов работ.

Здесь достаточно распространенным является формат плана из 6 полей, в котором обычно строка плана имеет следующий вид:

Поля имеют следующие значения:

– №пп – порядковый номер работы в плане, обычно иерархический, возможно указание проекта или направления работ

– Наименование работы – краткая формулировка работы или проводимого мероприятия в рамках проекта или направления работ

– Результат – запланированный результат, ожидаемый после исполнения данного пункта плана

– Срок – планируемый срок исполнения работы

– Исполнитель – лицо (подразделение), ответственное за исполнение

– Примечания – поле для записи примечаний, если возникнут, по особенностям исполнения данного пункта плана работ

Для начала такой структуры планов вполне достаточно, чтобы перейти от ситуации полного отсутствия формальных планов в компании к началам планирования и вовлечения в данный процесс сотрудников. При этом рассмотренная плановая запись может быть использована унифицированным образом как для подготовки планов на уровне компании, так и для отдельных подразделений и рабочих групп, вплоть до рядовых исполнителей.

Однако, если представить в динамике практику применения подобного формата планов, то возникнет ряд вопросов на тему, что указанных 6 полей недостаточно и появится необходимость увеличения числа полей.
Например, ввести поля Результат плановый и фактический, Срок по плану и по факту, Исполнитель (обычно ответственный исполнитель и соисполнители) и т.д.

Следовательно, размерность полей формата план имеет тенденцию к расширению, чтобы покрыть все варианты применения планов в конкретной организации, а также удовлетворить многие мудрые замыслы руководства.

Еще больше соблазнов открывает возможность автоматизированного ведения плановых данных, где нет особых трудностей в добавлении или изменении состава полей планов.

Ниже приведен пример фрагмента плановой записи, которая ведется  в автоматизированной системе,  где появляются плановые и фактические даты начала данной работы, так и ее завершения, текущее состояние работ, а также плановые, ожидаемые результаты и фактически полученные.

Но в автоматизированных системах планирования с возможностью гибкого задания состава и структуры плановых записей скрывается и негативная сторона, а именно, перегрузка последних новыми полями. Потребности в них далеко не очевидны, а пользы может и не быть никакой, поскольку каждый дополнительный параметр потребует ручного ввода, содержательного контроля и анализа, что загружает и раздражает людей, не сильно при этом увеличивая функциональную мощь применяемой системы планирования.
При этом в компаниях с хорошо налаженной службой планирования и контроля все эти возможности по настройке планов под конкретные условия организации вполне могут быть полезными, особенно при развитой аналитической стороне планирования.

akudr48 в 28.06.2016   /   Планирование и контроль  

Метки:планирование работ