Как использовать стандартные циклы управления?
Для того, чтобы получить отдачу от стандартизации и унификации процессов планирования, прежде всего, необходимо выявить, правильно описать и использовать управленческие циклы. При этом, можно придерживаться такой последовательности действий:
- Провести инвентаризацию ваших обычных действий при планировании и контроле работ, выявить и зафиксировать как стандартные обнаруженные циклы управления (календарные, плановые, внешние,…)
- Наложить все эти циклы на календарь управленческих событий компании с масштабом отображения от месяца, квартала, года или нескольких лет, на интервал планирования
- Провести критический анализ и оценить устойчивость этих СЦУ, исключить разовые или случайные циклы, более подробно описать и отобрать стабильные СЦУ, для включения их в план компании
- Сформировать основу плана компании на выбранный период на базе стабильных СЦУ и настроить систему оповещения для руководителей и заинтересованных лиц о наступлении существенных управленческих событий
- Скоординировать частные СЦУ различных руководителей, с целью уменьшения (исключения) накладок и рассогласований, затем провести ручное моделирование (управленческую игру) для отработки взаимодействия исполнителей в этих СЦУ
- Дополнить план компании неучтенными в СЦУ позициями работ от других планов, также с целью исключения или минимизации накладок в графиках
Такой подход к формированию планов компании с использованием СЦУ дает следующие преимущества:
- Возможность формирования единого интегрированного оперативного плана работ компании, в котором различные СЦУ будут составлять опорную сетку управленческих мероприятий на различном временном масштабе представления планов (для топ-менеджмента, линейных руководителей и рядовых сотрудников)
- Возникновение синергетического эффекта по управлению за счет четкой координации и оперативного согласования действий менеджмента на всех уровнях компании, увязанных через посредство ЕИОП компании
- Оперативную концентрацию усилий менеджмента и ресурсов компании на ключевых направлениях работ, на критических проектах, на вопросах предупреждения и разрешения кризисных ситуаций, при их возникновении
- Систематическую актуализацию, стандартизацию и регламентацию СЦУ как инструментария планирования и управления прямого действия, через включение циклов как стандартных разделов в соответствующие план (планы) компании и ее подразделений
- Непрерывное совершенствование и повышение качества управления компанией за счет мониторинга, измерения и анализа характеристик процессов планирования, выявления и устранения слабых мест, сокращения потерь как в отдельных СЦУ, так и в ЕИОП в целом
- Использование СЦУ для накопления и использования таких нематериальных активов, как управленческие знания и опыт сотрудников в сфере планирования и контроля работ, с целью обучения и самообучения персонала компании.
Понимание природы различных управленческих циклов и навыки критического анализа и учета их в процессах своей повседневной деятельности позволит руководителю встречать соответствующие управленческие события более подготовленным, обрабатывать их без чрезвычайности, более оперативно, улучшить свое рабочее планирование и в целом повысить эффективность управленческого труда на персональном и корпоративном уровне.
Безусловно, при более глубоком анализе проблематики цикличности неизбежно придется рассматривать индивидуальные и групповые циклы управления, выделять регулярные и не регулярные циклы, проводить синхронизацию циклов, устранять рассогласования и потери в циклах ПД, создавать условия для автосинхронизации циклов и решать много других вопросов.
Но дело повышения эффективности управленческого труда этого стоит.